בעידן הדיגיטלי של היום, אבטחת הנכסים הדיגיטליים החשובים של הארגון צריכה להיות אחת מהמשימות החשובות ביותר של המנמ"ר.
למרות זאת, לא מעט ארגונים מאחסנים את הנכסים הדיגיטליים שלהם (תמונות, סרטונים, מצגות, חומרי שיווק, קבצי לוגו, מסמכים ועוד) בספריות שונות ללא הגבלת גישה וללא גיבוי. בהחלט לא מפתיע מדוע בהרבה ארגונים, תוכן דיגיטלי, שהושקע כה רבות בהכנתו או רכישתו, הולך לאיבוד כתוצאה משיטות אנכרוניסטיות של שיתוף מידע.
כקונספט, מערכת DAM מאחסנת את כל הנכסים הדיגיטליים במקום מרכזי אחד ומאובטח.
לא לכל אחד בארגון צריך שתהיה גישה לכל התוכן הדיגיטלי. יתרה מזו, יתכן וחלק מהתוכן הדיגיטלי שייך ללקוח מסוים ו/או בעל זכויות יוצרים, המגבילות את אופן השימוש בו. דהיינו, חובה שתוכן זה יהיה מאובטח בכל רגע נתון.
מערכת ההרשאות האיתנה במערכת MasterDAM, מאפשרת למנהל המערכת ליצור קבוצות משתמשים שונות עם רמות הרשאה מגוונות הקובעות מה משתמשי המערכת בכל קבוצה, יכולים לעשות עם הנכסים הדיגיטליים החשופים להם.
שתי תוצאות מיידיות:
- המנמ"ר יכול להיות בטוח ושקט שרק משתמשים מורשים יוכלו לגשת ולנהל תוכן דיגיטלי כחלק מהמשימות העסקיות שלהם.
- מניעת בעיות משפטיות (למשל הפרת זכויות יוצרים) וביטול האפשרות שתוכן דיגיטלי חשוב ויקר ערך לארגון, ייאבד.
ישנם שלושה סוגי משתמשים עיקריים במערכת DAM:
- מנהלי/ת מערכת – אחראיים על תפעול שוטף של הרשאות המערכת ותפקידם לוודא שבכל רגע נתון, משתמשים שונים יוכלו לגשת ולנהל את הנכסים הדיגיטליים הרלוונטיים עבורם.
- מנהלים/ת – משתמשים עם רמת הרשאות גבוהה, לדוגמה:
- מנהלי מדיה חברתית שתפקידם בין השאר לנהל את התוכן הדיגיטלי בערוצי המדיה השונים.
- מנהל/ת השיווק האחראי/ת על מיתוג החברה וכן על עקביות המותג.
- מעצבים גרפים המייצרים תבניות ונכסים דיגיטליים.
- מנהל/ת קריאייטיב המנהל/ת את המדיה הדיגיטלית מול סוכנות הדיגיטל.
בהתאם לתפקיד המנהל, ייתכנו שינויים ברמת ההרשאות בין קבוצה אחת לשנייה. בעוד שלקבוצה אחת תהיה הרשאה למחוק ו/או לערוך גרסאות של נכסים דיגיטליים, לקבוצה אחרת תהיה הרשאה להוסיף/לשנות ערכי מטה-דאטה.
- משתמשים רגילים – מערכת ה-DAM נועדה להקל על המשתמשים הכלליים בארגון ומאפשרת להם למצוא במהירות מכל מקום, את הנכסים שהם אמורים למשל להפיץ ללקוחות או לבעלי עניין. משתמשים אלה מרכיבים את קבוצת המשתמשים הגדולה ביותר במערכת ולרוב הם מחפשים ו/או מורידים נכסים כגון תמונות, סרטונים, קובצי PDF ועוד. דוגמאות למשתמשים רגילים:
- מפתחי WEB המחפשים תמונות לשימוש בעיצובים שלהם.
- מעצבים גרפיים המחפשים תמונות לשימוש בעבודתם השוטפת.
- אנשי מכירות הזקוקים למידע על המוצרים השונים (ברושורים, אפיונים ועוד).
- אנשי תמיכת לקוחות הזקוקים לחומרי תמיכה שונים.
מנהל המערכת יכול באמצעות מנגנון ההרשאות של ה-DAM, להגביל את היכולות ואופי השימוש בנכסים הדיגיטליים של המשתמשים הרגילים.
יש גם צורך להבדיל בין ניהול משתמשים פנימיים בארגון לניהול משתמשים חיצוניים.
משתמשים פנימיים הינה קבוצה מאד מגוונת הכוללת אנשי שיווק, אנשי יחסי ציבור ודוברות, אנשי מכירות, אנשי מרקום, מנהלי מוצר, אנשי מדיה, נציגים של מחלקת תמיכה ושרות וכן צוותי מחקר ופיתוח.
להלן כמה דגשים לניהול נכון של מערכת ההרשאות ב-MasterDAM עבור משתמשים פנימיים:
- הגדירו הרשאות רלוונטיות על סמך תפקיד המשתמש בארגון. זהו את סוג התפקיד שזקוק לגישה לנכסים דיגיטליים ובהתאם, הקצו הרשאות רלוונטיות. למשל, לצוות השיווק ולאנשי הקריאייטיב ישנן רמות הרשאה שונות בהתאם למשימות העסקיות שלהם. מערכת DAM גם מאפשרת להסתיר נכסים דיגיטליים ממשתמשים מסוימים ובכך מבטיחה ניהול ושימוש נכון בכמויות גדולות של נכסים דיגיטליים.
- שמרו על כמות מינימלית ככל האפשר של מנהלי/ת מערכת מינימלית ככל האפשר על מנת למזער נזקים בין אם במכוון או בטעות.
- ייצרו היררכיית הרשאות על מנת לוודא כי קבוצת משתמשים אחת תאפשר למשתמשים בה למצוא/להוריד/לשתף נכסים דיגיטליים, בעוד שקבוצת משתמשים אחרת, גבוהה יותר בהיררכיה, תאפשר למשתמשי הקבוצה לערוך ו/או למחוק נכסים דיגיטליים בהתאם לצורך.
גם משתמשים חיצוניים במערכת צריכים גישה לתוכן הדיגיטלי של הארגון. דוגמאות למשתמשים חיצוניים: עורכי תוכן, מנהלי אירועים, מפיצים, ספקים, שותפים, משקיעים ועוד.
להלן כמה דגשים על ניהול נכון של מערכת ההרשאות ב-DAM עבור משתמשים חיצוניים:
- זהו את הקטגוריות השונות של בעלי עניין חיצוניים שזקוקים לגישה מהירה וקלה לתוכן הדיגיטלי בארגון ותנו להם את ההרשאות הנכונות בהתאם לדרישות הספציפיות שלהם.
- צרו פורטל מותג: שקלו להקים פורטל מיוחד למשתמשים חיצוניים המאפשר גישה רק למה שהם צריכים. כך תימנעו משיתוף של נכסים דיגיטליים רגישים שאתם לא רוצים שמישהו לא מורשה ישים את ידו. עם DAM, אתם יכולים להקים בקלות פורטל מותג עם הנכסים הדרושים כמו לוגו או תמונות מוצרים עבור בעלי עניין כמו קמעונאים, מה שמקל על שיתוף ידע בדיוק של מה שהם צריכים.
- היזהרו במיוחד כשאתם נותנים למשתמשים חיצוניים גישה לנכסים שלכם. השתמשו בשיטות מאובטחות כגון קישורים מוגנים (SSO) המאפשרות למשתמשים להיכנס בצורה מאובטחת למערכת ולהיחשף לתוכן דיגיטלי רלוונטי לזמן מוגבל.
- קבעו תאריכי תפוגה. מערכת MasterDAM מקלה על ניהול הזכויות על ידי הוספת תאריכי תפוגה וזכויות שימוש לקבצים בודדים, מה שמבטיח חווית מותג עקבית.
- ניתוח סטטיסטי במערכת MasterDAM יכול לעזור לכם לנתח את הביצועים של המשתמשים כגון אילו חיפושים, הורדות ושיתופים בוצעו ומאיזה מכשיר, ולספק תובנות לגבי האופן שבו משתמשי המערכת מחפשים נכסים ובהתאם לייעל את אסטרטגיית השימוש בתוכן הדיגיטלי שלכם.
