בסקירה זו נסביר מדוע טקסונומיה ומטא-דאטה הינם קריטיים בניהול נכסים דיגיטליים ולמה כדאי לייחס להם חשיבות מכרעת באפיון והטמעת מערכת DAM.
נתחיל עם כמה הגדרות:
המונח מטא-דאטה מתייחס לערכת נתונים על נתונים המספקת מידע על המאפיינים והמקור של קובץ דיגיטלי. במילים אחרות, נתוני המטה-דאטה קובעים מה התוכן של הקובץ עוד לפני שהוא נפתח. נתוני המטא-דאטה שימושיים מאוד אם יודעים איך לנצל אותם.
המונח טקסונומיה מתייחס לסיווג נתונים. במערכת DAM טקסונומיה מתייחסת באופן ספציפי לתווית המשמשת לסיווג וקטלוג נכסים דיגיטליים. שיטה זו מאפשרת למיין ולאנדקס קבצים באופן אוטומטי כך שניתן יהיה למצוא ולהפיץ תוכן בקלות. המטרה הינה להפוך את מערכת ה-DAM לאינטואיטיבית לשימוש על ידי כל מי שמשתמש בה. בהתאם, יש לבצע אפיון ראשוני על אילו קטגוריות מידע הן החשובות ביותר למשתמשי המערכת בארגון.
למה מטא-דאטה חשוב?
נתוני המטא-דאטה מספקים שיטה מובנית להעברת מידע על תוכן. הם חשובים משום שהם מקלים על מציאת, שימוש ושימור תוכן זה. בעוד שניתן לחפש במחשב או באינטרנט מסמכים מבוססי טקסט, חיפוש תמונה או סרטון במאגר כמעט בלתי אפשרי ללא נתוני מטא-דאטה המתארים אותם. מבנה מטא-דאטה יעיל מאפשר:
- איתור – אם נכסים מתויגים בצורה הגיונית וברורה, משתמשים מסוגלים למצוא אותם בקלות ובמהירות על ידי חיפוש טקסטואלי חופשי או ביצוע שאילתות חיפוש פשוטות.
- נגישות – ברגע שמשתמש מוצא את הקבצים שהוא צריך, נתוני המטא-דאטה מציינים כיצד ניתן לגשת אליהם, כולל אימות.
- שימוש חוזר – משתמשים יכולים להבין כיצד הנתונים בנויים וכיצד הם יכולים להשתמש בהם, כלומר ניתן לשכפל אותם בקלות בסביבות שונות.
מדוע טקסונומיה חשובה?
יצירת טקסונומיה לוגית ועקבית במערכת DAM מאפשרת למשתמשים למצוא נכסים דיגיטליים, ומאפשרת להם לנווט באמצעות קטגוריות מוגדרות מראש.
טקסונומית DAM היא ארגון קבצים דיגיטליים בצורה חכמה ועוזרת לייצר קונטקסט עבור המשתמש. היא עוזרת למשתמשים למצוא את מה שהם מחפשים בקלות. ככל שהתגים והקטגוריות רלוונטיים יותר, כך יהיה מהיר וקל יותר עבור משתמשים ליצור את התוכן שלהם, לשתף מידע עם צדדים שלישיים או לנווט ב-DAM לכל מטרה שהם רוצים.
כיצד להשתמש בהם בפלטפורמת ה-DAM?
פיתוח אסטרטגיות למטא-דאטה וטקסונומיה יכול להיות מורכב, וייתכן שתזדקקו לעזרה ממנהל/ת הפרויקטים האחראי/ת על אפיון והטמעת המערכת בארגון.