ישנן מספר מערכות DAM בשוק כשלכל אחת מהן יש דברים שונים להציע ובחירה של מערכת DAM בפעם הראשונה יכולה להיות מסובכת אבל על ידי הבנת התכונות הבסיסיות (וההכרחיות), תוכלו לעשות בחירה חכמה יותר.
הרעיון הוא לבחור מערכת DAM שמתאימה כמו כפפה לאופן שבו הארגון שלכם מתפקד. כשאתם בוחנים כלים שונים, ודאו שהם מתאימים לשיטות העבודה הנוכחיות שלכם ועונים על מה שאתם מחפשים. להלן 13 תכונות שכדאי לחפש במערכת DAM:
- ממשק ידידותי למשתמש
השימושיות של מערכת יכולה לעתים קרובות להכתיב את הצלחתה בארגון. אם משתמשים מוצאים את הממשק אינטואיטיבי, שיעור השימוש במערכת ושביעות הרצון הכוללת של המשתמשים צפויים להיות גבוהים.
הטמעת מערכת DAM עשויה להיראות מכריעה בהתחלה, במיוחד אם המשתמשים אינם מכירים מונחים ספציפיים. מערכות מורכבות יותר עשויות לדרוש הכשרה ארוכה יותר הן עבור מנהל המערכת והן עבור שאר המשתמשים. מסיבה זו, עדיפה מערכת אינטואיטיבית על פני פלטפורמת IT ישנה. יתר על כן, כדי ליישר קו בין כל המשתמשים, חשוב שמערכת DAM תסתגל להעדפות של כל משתמש ותתאים לתפקידי עבודה ספציפיים.
מה לחפש במערכת DAM:
- תצוגה נקייה ומאורגנת עם פונקציות מסומנות בבירור
- מסך בית הניתן להתאמה אישית
- ניווט קל
- פיצ'רים המשפרים עוד יותר את חוויית המשתמש
- יכולות חיפוש ומטא-נתונים
היכולת לאתר במהירות קבצים ספציפיים מתוך מאות אלפי קבצים, הינה קריטית. אם אינכם מצליחים לאתר אותם במהירות אז אתם בבעיה. בהתאם, נדרשת יכולת חיפוש חזקה. כאן נכנסים לתמונה מטא-דאטה שהם אוסף נתונים המתאר ומספק מידע על נתונים אחרים.
מטא-דאטה כוללים פרטים עבור כל נכס כגון מילות מפתח, תאריכים, זכויות יוצרים, קו מוצרים, סטטוס אישור ונתונים מועילים אחרים עבור הארגון. ניהול אוטומטי של מטה-דאטה במערכת DAM נדרש על מנת להבטיח מיון קבצים מדויק החוסך זמן יקר של הזנת נתונים ידנית.
מעבר לחיפושי מילות מפתח בסיסיים, מערכת DAM מתקדמת מאפשרת סינון לפי תגיות אוטומטיות או ידניות (בנוסף לתאריך או סוג קובץ) ובכך מייתרת הוספה ידנית של מילות מפתח. תכונות חיפוש המופעלות על ידי בינה מלאכותית, כגון זיהוי אובייקטים ופנים בתמונות, הן גם חובה, עליהן נפרט יותר בהמשך.
מה לחפש:
- פונקציות חיפוש מתקדמות
- אפשרויות סינון מבוססות תגיות
- הוספה, שינוי וסיווג מטא-נתונים בקלות, המאפשרות אחזור נכסים מדויק ומהיר
- תכונות חיפוש מבוססות בינה מלאכותית
- התאמה אישית
- בקרת והיסטוריית גרסאות
בקרת והיסטוריית גרסאות הינן תכונות הכרחיות בכל מערכת DAM. יכולות אלו מאפשרות לצוותים לעקוב אחר שינויים שבוצעו בנכסים לאורך זמן, ומבטיחות שלכולם תהיה גישה לגרסה העדכנית ביותר של קובץ.
בנוסף, היסטוריית גרסאות מספקת תיעוד ברור של כל העריכות, ומאפשרת למשתמשים בעלי הרשאות לשחזר גרסאות קודמות במידת הצורך. זה מבטל את הבלבול הנובע מקבצים כפולים או מיושנים ועוזר לשמור על תהליכי עבודה יעילים בפרויקטים שונים.
מה לחפש:
- היסטוריית גרסאות מקיפה עם אפשרות לשחזר גרסאות קודמות
- מעקב גרסאות אוטומטי להפחתת מאמץ ידני
- גישה מבוססת הרשאות לשחזור גרסאות
- הודעות על שינויים שבוצעו בנכסים משותפים
- שיתוף והפצת מדיה דיגיטלית
מערכת DAM אמורה לתמוך באוספים המאפשרים לקבץ נכסים עבור פרויקטים שונים או קמפיינים ספציפיים. שליחה של קישור לנכסים או אוספים ישירות לחברי צוות או לשותפי פעולה חיצוניים ע"י אימייל או WhatsApp.
פורטלים הניתנים להתאמה אישית יכולים לספק לבעלי עניין חיצוניים גישה מאובטחת לנכסים מבלי לפגוע באבטחה הפנימית. תכונות אלו משפרות יחד את שיתוף הפעולה ומבטיחות שהנכסים הנכונים יגיעו לאנשים הנכונים ביעילות.
מה לחפש:
- שיתוף מאובטח ומהיר של נכסים או אוספים
- שליחת קישור למדיה דיגיטלית באמצעות דוא"ל ו/או WhatsApp
- כלים ליצירה וניהול של אוספים
- פורטל הניתנים להתאמה אישית לגישה של בעלי עניין חיצוניים
- אינטגרציות
מערכת DAM צריכה להשתלב בצורה חלקה עם התשתית הקיימת של הארגון בכדי לשפר את תהליכי העבודה במחלקות השונות. רוב הארגונים משתמשים במנגנון הזדהות כגון SSO (Single Sign On) המאפשר למשתמשים להיכנס למספר מערכות או יישומים שונים באמצעות שם משתמש וסיסמה אחד בלבד, ללא צורך להיכנס מחדש לכל אחד מהם.
מנגנון זה משפר את חווית המשתמש על ידי חיסכון בזמן ובאמצעות צמצום הצורך לזכור סיסמאות מרובות, ובמקביל מגביר את האבטחה על ידי ניהול מרכזי של גישה ובקרה על זהויות. מערכת DAM עם אינטגרציה ל-SSO יכולה לייעל משמעותית את תהליכי העבודה.
מה לחפש:
- ממשקי API פתוחים ואינטגרציות או תוספים מוכנים מראש עבור פלטפורמות פופולריות
- למשהו נישתי יותר, מערכת DAM אמורה להציע API חזק, כך שניתן יהיה לחבר אותה לכל יישום.
- אם אין למערכת DAM כלי עיצוב לתמונות, רצוי שתהיה לה אינטגרציה עם כלי עיצוב כגון Canva
- בקרות גישה ואבטחת נכסים
נכסים דיגיטליים יכולים להיות קניין רוחני, מסמכים/סרטים רגישים או הסכמים חסויים. חשוב לוודא שהם לא נופלים לידיים הלא נכונות או שמא ישתמשו בהם בצורה לא מדויקת.
לצורכי אבטחה, מנהלים חייבים לנהל הרשאות גישה. הרשאות גמישות עוזרות לכולם למצוא בדיוק את מה שהם מחפשים. בעוד שלמנהלים צריכה להיות גישה מלאה וסמכות לאשר נכסים, משתמשים אחרים עשויים להזדקק רק לגישה בסיסית לנכסים ו/או אוספים ועבור משתמשים ייחודיים, תהיה גישה בלעדית לתיקיות ספציפיות.
בנוסף, בסביבות דינמיות, נכסים עוברים לעתים קרובות שינויים. מעקב אחר שינויים אלה מבטיח שלצוותים תהיה תמיד גישה לתוכן המאושר העדכני ביותר. בקרת גרסאות הכרחית למערכת ניהול נכסים דיגיטליים יעילה. מומלץ לשקול כיצד הצוות שלכם ישתמש בתכונה זו לטובתם ואת מידת השליטה ש-DAM מספק על הנכס שלכם לאורך מחזור חיי התוכן שלו.
יתר על כן, הגנו על הנכסים הדיגיטליים שלכם על ידי בחירת מערכת DAM התומכת באמצעי הצפנה ואבטחה חזקים. בחרו מערכת DAM שתוכלו לסמוך עליה בכל הנוגע לחששות האבטחה שלכם.
מה לחפש:
- מערכת DAM עם יכולת גמישה וחזקה המאפשרת לשלוט בגישת משתמשים לשדות ממשק המערכת בכלל ולנכסים בפרט: מי יכול לצפות, לשנות או לשתף נכסים
- תכונות אבטחה כמו הצפנה, גיבויים קבועים ואימות דו-שלבי
- תכונות העוקבות אחר שינויים בנכסים
- אחזור קל של גרסאות קודמות
- התאמה לגדילה בכמות נכסים ללא צורך בשינויים נרחבים בחומרה או בתשתית
- אחסון
ככל שארגונים גדלים, כמות הנכסים הדיגיטליים שהם מייצרים ומנהלים גדלה באופן אקספוננציאלי. בהתאם, מערכת DAM צריכה לדעת להתמודד עם גדילה זו ללא בעיות.
פתרונות אחסון On-Premise דורשים מאמצי IT משמעותיים עבור הגדרת שרתים, תחזוקה וסיוע אבטחה. גישה לנכסים מרחוק יכולה להיות מסורבלת ואיטית, ועם גדילה משמעותית, יש צורך ברכישת שרתים נוספים.
להבדיל, פתרונות מבוססי ענן מציעים לעתים קרובות מדרגיות ומתאימים את עצמם לדרישות אחסון משתנות עם עבודה ידנית מינימלית. ללא כל תחזוקת חומרה, חברות עם משאבי IT מוגבלים יכולות לאמץ בקלות פתרון זה.
מערכות DAM מבוססות ענן מציעות פתרון מדרגי שמתאים את עצמו לצמיחה מבלי לדרוש השקעות חומרה משמעותיות. הן חסכוניות עם חיובים מופחתים מראש, מאפשרות למשתמשים גישה לנכסים מכל מקום או מכשיר, ומתחזקות על ידי תשתית האבטחה החזקה של ספקי ענן.
בנוסף, מערכות DAM בענן מבטיחות הגנה על נכסים באמצעות גיבויים אוטומטיים, מייעלות שיתופי פעולה עם אחסון מרכזי ומתעדכנות בצורה חלקה כדי לספק את התכונות העדכניות ביותר.
מה לחפש:
- התאמה לגדילה בכמות נכסים ללא צורך בשינויים נרחבים בחומרה או בתשתית
- גישת משתמשים לנכסים מכל מקום, בכל עת וממכשירים שונים
- אמצעי אבטחה חזקים, כולל הצפנה
- גיבויים אוטומטיים, יתירות נתונים ותוכנית התאוששות מאסון ברורה.
- מבנה תמחור ברור המאפשר שדרוגי אחסון קלים והוספת משתמשים
- תכונות בינה מלאכותית
בינה מלאכותית (AI) חוללה מהפכה במגזרים רבים, והביאה לשינויים משמעותיים, ומערכות DAM אינם יוצאי דופן לשינוי זה. בהתחשב במורכבות הגוברת של ניהול מספר רב של נכסים דיגיטליים, שילוב הבינה המלאכותית במערכות DAM הוא קריטי. שילוב בינה מלאכותית במערך הטכנולוגיות של הארגון יכול לשפר תהליכי עבודה ולהגביר את הפרודוקטיביות הכוללת. בינה מלאכותית לא זו בלבד שמפשטת את ניהול הנכסים אלא גם מגבירה את פונקציונליות החיפוש ואת היעילות הכוללת בארגון.
מה לחפש:
- תגיות אוטומטיות מבוססות AI
- זיהוי אובייקטים ופנים בתמונות
- זיהוי טקסט במסמכים
- עריכת כמות גדולה של קבצים באופן פשוט לחיסכון בזמן
- חיפוש מתקדם מבוסס בינה מלאכותית
- כלי ניתוח וסטטיסטיקה
כלי ניתוח וסטטיסטיקה הינם קריטיים להבנת אופן השימוש בנכסים. כלים אלו מסייעים בזיהוי נכסים בעלי ביצועים גבוהים ובמעקב אחר התנהגות משתמשים ומה הם מורידים ו/או משתפיםן וכך מאפשרים לארגון לקבל החלטות מבוססות נתונים הממקסמות את הערך של הנכסים הדיגיטליים שלהם.
מה לחפש:
- כלים לזיהוי נכסים בעלי ביצועים גבוהים ונכסים שאינם מנוצלים מספיק
- מעקב אחר פעילות משתמשים לאופטימיזציה משופרת של תהליכי עבודה
- שילוב של סטטיסטיקה עם אינפוגרפיקה ברורה
- תמיכה והדרכה
אפילו המערכות האינטואיטיביות ביותר עלולות להציב אתגרים. גישה למשאבי תמיכה והדרכה מבטיחה שמשתמשים יוכלו להפיק את המרב ממערכת DAM. בחרו ספק DAM המציע תמיכת לקוחות אמיתית עם צוות מסור.
ניהול נכסים דיגיטליים הוא מסע מתמשך, לא רק התקנה חד פעמית. כשאתם פונים לספקים פוטנציאליים, ציינו מה אתם מחפשים וכיצד אתם רוצים שזה ייושם. שימו לב לתגובתם ולאיכות האינטראקציה שלהם אתכם כדי להבין למה אתם יכולים לצפות מעבודה איתם. ספק DAM בעל מוניטין יספק לכם תמיכה בכל שלב.
מה לחפש:
- תמיכת לקוחות ייעודית שניתן להגיע אליה בקלות דרך ערוצים שונים (למשל, צ'אט, דוא"ל, טלפון)
- חומרי הדרכה מקיפים, הדרכות ומפגשי הטמעה יכולים לעזור למשתמשים להכיר במהירות
- מגוון שירותים, כולל הטמעה, ייעוץ, הדרכה ותמיכה מתמשכת
- מדרגיות
מדרגיות היא קריטית עבור ארגונים החווים צמיחה או מנהלים כמות גדולה של נכסים. מערכת DAM טובה צריכה להתמודד עם גידול במשתמשים, נכסים ואינטגרציות מבלי לפגוע בביצועים. ככל שארגונים מתרחבים, כמות הנכסים הדיגיטליים שלהם יכולות לגדול באופן אקספוננציאלי, לכן חיוני לבחור מערכת DAM שיכולה להתמודד עם עלייה זו בצורה חלקה.
מערכת DAM ניתנת להרחבה מבטיחה שהביצועים יישארו עקביים, ללא קשר למספר המשתמשים או הנכסים אליהם ניגשים. זה חשוב במיוחד עבור תעשיות עם דרישות נתונים גבוהות, כגון בנייה, שיווק והנדסה, שבהן צוותים זקוקים לגישה אמינה לקבצים גדולים ופרטים חזותיים. בנוסף, מדרגיות מאפשרת לעסקים להכין את השקעתם לעתיד, ולהבטיח שפתרון ה-DAM יוכל להתפתח בהתאם לצרכים הארגוניים שלהם.
- מה לחפש:
- יכולת לנהל כמות נכסים גדולה
- תמיכה במספר הולך וגדל של משתמשים וצוותים
- אפשרויות אחסון ניתנות להרחבה כדי להתאים לצמיחה
- אופטימיזציה של ביצועים לגישה מהירה לנכסים
- אפשרויות גמישות להורדת קבצים
אפשרויות גמישות להורדת קבצים חיוניות כדי להבטיח שצוותים יוכלו לגשת לנכסים הנכונים בפורמט הנכון, המותאם לצרכים הספציפיים שלהם.
מה לחפש:
- יכולת להוריד בפורמטים מרובים (JPEG, PNG, TIFF)
- יכולות הורדת נכסים מרובים
- הרשאות לשליטה בגישה להורדה בהתבסס על תפקידים
- העלאת קבצים ומטה-דאטה
תהליכי העלאה וניהול מטא-דאטה יעילים הם הבסיס של כל מערכת DAM. ניהול נכון של מטא-דאטה מבטיח חיפוש מהיר ויעיל של נכסים, ומשפר את הפרודוקטיביות של משתמשי המערכת.
מה לחפש:
- יכולות העלאה מהירה של כמות גדולה של קבצים מפורמטים שונים
- חילוץ מטא-דאטה אוטומטי כגון מאפייני קובץ
- יצירת שדות מטא-דאטה מגוונים הניתנים להתאמה אישית
- שילוב עם כלי בינה מלאכותית לתיוג וזיהוי תוכן
אילו תכונות DAM הן החשובות ביותר?
בחירת מערכת DAM הנכונות תלויה בצרכים הייחודיים של הצוות וסקטור התעשייה שלכם. מערכת DAM מקיפה מייעלת את תהליכי העבודה של צוותים, מחלקות ותעשיות מגוונים המשתמשים בנכסים דיגיטליים בכדי להשיג את מטרותיהם.
צוותי קריאייטיב הכוללים מעצבים ויוצרי תוכן זקוקים למקום אחסון עבור כמות גדולה מאד של נכסים, יכולות העלאה חזקות ומהירות ובקרת גרסאות על מנת לנהל תהליכי עבודה קריאייטיבים. תכונות בתיעדוף גבוה:
- העלאה מהירה של נכסים
- מעקב אחר היסטוריית גרסאות
- אחסון ללא הגבלה
צוותי הנדסה בחברות ייצור זקוקים לגישה למסמכים טכניים מפורטים, קבצי CAD ותצוגות ויזואליות של פרויקטים בקנה מידה גדול. מערכת DAM טובה חייבת לספק תמיכה חזקה לאחסון קבצים גדולים, בקרת גרסאות ושיתוף יעיל, מהיר ומאובטח. תכונות בתיעדוף גבוה:
- מעקב אחר גרסאות
- תמיכה בפורמטים מגוונים
בחירת מערכת DAM אידיאלית דורשת מאמץ רב הכולל הבנת הצרכים הייחודיים של הארגון שלכם. מאחר ולא כל תכונה חשובה באותה מידה, חשוב להעריך סדרי עדיפויות לפי הצוותים השונים, תהליכי העבודה שלהם והמטרות ארוכות הטווח של הארגון. מאמץ זה משתלם כי מערכת DAM איכותית תגביר את הפרודוקטיביות של הארגון ותוביל אותו לצמיחה.
פתרון כגון מערכת MasterDAM מספק את כל התכונות והפונקציונליות הדרושות של מערכת DAM בפלטפורמה אחת.