הרשויות המקומיות אחראיות על ניהול יעיל של חיי היומיום של הקהילות המקומיות ודואגות למגוון דברים כגון רישוי, בתי ספר, איסוף פסולת, תחבורה ציבורית וכדומה. אין פלא שכל מועצה מקומית מתמודדת עם המון קבצים דיגיטליים מדי יום: מסמכים כגון היתרי בנייה, רישיונות וכו' וכן חומרי שיווק כגון תמונות וסרטונים של אירועים, קונצרטים, העיר עצמה ועוד.
מערכת MasterDAM הינה אחד הפתרונות לניהול יעיל ושליפה מהירה של קבצים דיגיטליים, בין אם מדובר בתמונות, סרטים או מסמכים. במאמר זה נראה כיצד מערכת MasterDAM יכולה לסייע לרשויות מקומיות לשפר את ארגון הקבצים ותהליכי העבודה שלהן.
בואו נראה אילו פיצ'רים של מערכת MasterDAM יכולים לפשט ולהפוך את הפעילות היומיומית של מועצות מקומיות למהירה ויעילה יותר:
אחסון מרכזי
פלטפורמת MasterDAM הינה פתרון אחסון התומך בפורמטים מרובים של קבצים כולל מסמכים, שרטוטים, קבצי עיצוב, קבצי נתונים, סרטונים וקבצי שמע. בעזרת מנגנון תיוג חכם ומתוכנן היטב, משתמשי המערכת יכולים לאחסן את החומרים שלהם במקום אחד מרכזי להבדיל מהמצב הקיים בו כל אחד מאנשי הצוות, שומר קבצים דיגיטליים במחשב שלו.
ניהול קבצים מתקדם ואפשרויות חיפוש
מועצות מקומיות צריכות להגיב לכל צרכי הקהילה בהקדם האפשרי. יתרה מכך, ישנם מקרים בהם נדרשות פעולות דחופות, כגון מועדים משפטיים דחופים, החלטות תשלום בלתי צפויות עבור תיקון תשתיות, או תגובה לאסון טבע או מלחמה.
היכולת למצוא את המידע הדרוש בין אם מדובר על מסמכים או תמונות, ממלאת תפקיד מכריע בפתרון עניינים דחופים אלו. מערכת MasterDAM חוסכת זמן ומאמץ עם יכולות המטא-דאטה והחיפוש המתקדמות שלה.
במערכת MasterDAM ניתן לקטלג את כל הקבצים הדיגיטליים באמצעות מילות מפתח ואף ליצור רשימות מילות מפתח מוגבלות. באופן זה, חברי הצוות יוכלו להשתמש רק במילות המפתח מהרשימה הנתונה. בנוסף לתיוגים אוטומטיים כגון זיהוי אובייקטים וטקסט, ניתן לבצע גם תיוגים ידניים. ניתן להשתמש בכל מילות המפתח והתגיות בעת חיפוש הקבצים הדרושים.
ניתן גם להגביל קבצים ולמלא את תאריכי התפוגה שלהם. זה שימושי במיוחד עבור מסמכים שונים שבהם רשויות מקומיות עשויות להשתמש, כגון רישיונות. לדוגמה, ברגע שחברי הצוות רואים שהקובץ פג תוקף, הם יודעים שאסור להם להשתמש בו. לצורך הגבלה, ניתן להוסיף הערה וליידע משתמשים אחרים מה צריך או לא צריך לעשות עם קובץ דיגיטלי זה.
חברי קהילה חשובים מופיעים לעתים קרובות בהתקשרות עם הממשל המקומי. כדי למצוא את התמונות שלהם, מישהו צריך לעבור על מספר רב של תמונות וזה דורש משאבים יקרים. תהליך זה לוקח רק כמה שניות עם תכונת זיהוי הפנים האוטומטית של מערכת MasterDAM.
במידת הצורך, ניתן גם לקשר תמונה עם טופס הסכמה ולשתף קבצים אלה עם האדם הרצוי.
שיתוף קבצים
מערכת MasterDAM הופכת את השיתוף של קבצים דיגיטליים למהיר ואינטואיטיבי יותר. רשויות מקומיות צריכות לשתף קבצים מרובים עם גורמים שונים מדי יום: הסכמים עם קבלנים, חוזי שכירות, תמונות מאירועים, קמפיינים שיווקיים ועוד. בהנחה וקבצים אלו אינם עוברים את הנפח במקסימלי לשליחה במייל, מעקב אחרי קבצים הנשלחים כך הינו מסורבל ולא יעיל.
במערכת MasterDAM, ניתן למצוא במהירות את הקבצים הדיגיטליים הדרושים לשיתוף וליצור קישור שיתוף מוגן בסיסמה. הנמענים יכולים לבצע פעולות שונות על הקבצים בהתאם להרשאות הנקבעות מראש וגם אותם ניתן לעדכן במידת הצורך.
הרשאות משתמש
רמות גישה שונות שימושיות כשמחלקות שונות משתמשות באותם נכסים דיגיטליים למטרות שונות. במועצות מקומיות רבות יש צוותי שיווק או דוברות הזקוקים לגישה רק לתמונות וסרטונים, נניח, מאירועים או פגישות רשמיות. בהתאם, משתמשים אלו יכולים רק להוריד קבצים ולא לשנות או לערוך אותם במערכת MasterDAM.
בקרת גרסאות
כשרשויות מקומיות מעדכנות הנחיות קהילתיות וחומרים אחרים המופצים בקהילה, הן צריכות לעקוב אחר כל השינויים. כאן, מנגנון בקרת הגרסאות האוטומטי של מערכת MasterDAM הופך להכרחי. מנגנון בקרת הגרסאות מקבץ ושומר את כל גרסאות הקבצים עם היסטוריית השינויים, משפר את שיתוף הפעולה בין הצוותים ומוודא שכל משתמש בעל הרשאה מתאימה ישלוף וישתמש אך ורק בגרסה המעודכנת ביותר.
מנגנון ניהול הגרסאות מסייע גם לשמור על עקביות המותג, שכן ניתן למצוא בקלות את גרסת הקובץ שאושרה או לחזור לגרסאות אחרות במידת הצורך.