אתם סוכנות שיווק שעוסקת במספר לקוחות בעלי פרופיל גבוה וההתקשרות עם הלקוחות כולל שיתוף נכסים מתבצעים בפלטפורמות שונות – Google Drive, Slack, דוא"ל ועוד. בהתאם, התמודדות עם תיקיות עמוסות, גרסאות מיושנות, קבצים עם תיוג שגוי וכפילויות הפכה להיות מאתגרת וצורכת זמן מיותר. ייתכן גם ששיתפתם קבצים רגישים של לקוחות באמצעות דוא"ל (ללא אפשרות לבטל גישה) עם אנשים לא מורשים, מה שגרם להפרות סודיות.
מדוע אתגרים אלו מתרחשים? מכיוון שהכלים הלא נכונים משמשים למטרות הלא נכונות. Slack היא בעיקר פלטפורמת תקשורת, Google Drive ו-Dropbox מיועדים בעיקר לאחסון עם תכונות שיתוף פעולה מוגבלות ודוא"ל מתאים בעיקר לתקשורת ראשונית. ולכן, הבחירה להשתמש בכל הפלטפורמות הללו על מנת לשתף ולנהל נכסים של לקוחות מרובים אינה הבחירה המומלצת.
מה הם האתגרים של סוכנויות מדיה הפועלות ללא מערכת DAM?
על פניו אולי נראה שהכול בשליטה, אבל ניהול סוכנות מדיה ללא מערכת DAM יכול להפוך במהירות לכאוס. להלן רשימה של אתגרים שאתם עלולים להתמודד איתם ללא פתרון DAM:
נכסים מפוזרים:
לכל לקוח שאתם עובדים אתו יכולה להיות דרך משלו לשתף קבצים. חלקם באמצעות דוא"ל, חלקם באמצעות Slack והשאר דרך ספק שירותי אחסון ענן כמו Google Drive. משמעות הדבר היא שכדי להישאר מעודכנים עם התוצרים שלכם, עליכם לנטר כל הזמן את הדוא"ל שלכם, לוודא שאתם לא מפספסים אף שרשורי Slack (אם כי לפעמים לא מקבלים התראה אלא אם כן שמכם מתויג) ולשמור על Google Drive מאורגן.
בזבוז זמן בחיפוש קבצים:
כשהנכסים שלכם נמצאים במיקומים שונים, יותר מאתגר לעקוב, לארגן ולאחזר קבצים ביעילות. ובגלל חוסר הארגון הזה, הפרודוקטיביות יורדת. בנוסף, אתם גם מגדילים את הסיכון לשימוש בקבצים מיושנים או שגויים וזה בסופו של דבר משפיע על האיכות והזמן של התוצרים שלכם.
בקרות גישה מגבילות מדי או מתירניות מדי:
שימוש באחסון ענן כגון Google Drive לניהול נכסים דיגיטליים אינו הרעיון הטוב ביותר – במיוחד כשמדובר בשיתוף נכסים. הרשאות גישה ב- Google Driveהן מחמירות מדי או מקלות מדי – שתיהן עלולים ליצור בעיות משמעותיות.
לדוגמה, ייתכן שתרצו שהמעצבים שלכם יערכו נכסים תוך מתן אפשרות לצוות השיווק שלכם להגיב על טיוטות מבלי לבצע עריכות ישירות. מנהלי חשבונות צריכים להיות מסוגלים להוריד קבצים למצגות מבלי לערוך אותם, והלקוחות עצמם צריכים לצפות ולהגיב על חומרים סופיים. ההרשאות של Google Drive, המוגבלות לצפייה, עריכה או תגובה, אינן עומדות בצרכים אלו ויובילו תהליכי עבודה לא יעילים, בעיות בקרת גרסאות או גרוע מכך – סיכוני אבטחה.
בלבול בגרסאות נכסים:
בלבול בגרסאות נכסים הינו תוצאה של פיזור נכסים בין פלטפורמות. וכשמשתמשים בנכס הלא נכון, זמן נוסף מבוזבז על תיקונים. בנוסף, חומרים יצירתיים יקרי ערך הולכים לאיבוד או מתעלמים מהם, מה שמפחית את יכולתה של הסוכנות למנף הצלחות קודמות וליישם רעיונות מוכחים בפרויקטים חדשים.
כמו כן, כשאתם עובדים עם לקוחות רבים, מעקב אחר גרסאות קבצים באמצעות שמות קבצים יכול להיות מבלבל. כתוצאה מכך, הפרודוקטיביות יורדת ואיכות העבודה נפגעת. בקיצור, אתם מסכנים את המוניטין של הסוכנות שלכם.
מהי מערכת DAM וכיצד ניהול נכסים דיגיטליים יכול להועיל לסוכנויות?
מערכת DAM, הינה תוכנה מבוססת ענן המסייעת לך לנהל את הנכסים הדיגיטליים שלך (תמונות מוצר, סרטונים, באנרים, מצגות מכירות, מדיה חברתית, גרפיקה פרסומית וכו') מבלי ליצור מעקב ידני מוגזם והוצאות ניהול פרויקטים.
ניהול המדיה הדיגיטלית של הסוכנות שלך במערכת MasterDAM מבית אידאה מערכות מידע יכול להיות מועיל במובנים רבים.
מאגר נכסים יחיד:
במערכת MasterDAM, כל הנכסים השייכים ללקוחות השונים, מאוחסנים בפלטפורמה אחת. ארגון הנכסים אינו רק קבצים בתיקיות משורשרות – הוא הרבה יותר טוב וגם ניתן להתאמה אישית. באמצעות MasterDAM תוכלו להשתמש במטא-דאטה מותאמים אישית על מנת להעשיר נכסים במידע נוסף כגון שם הקמפיין או הלקוח, שם היוצר או כל קריטריון אחר רלוונטי לפרויקט או ללקוח.
מציאת נכסים תוך שניות:
מכיוון שנכסים מאורגנים וממוינים לפי הגדרות שנקבעו מראש, חיפוש נכסים הינו מהיר במיוחד. MasterDAM מאפשרת לכם לחפש נכסים לפי קריטריונים מרובים. לדוגמה, אם אתם מחפשים תמונה של מכונית אדומה של לקוח מסוים עבור קמפיין השקה שלו – תוכלו לעשות זאת על ידי סינון נכסים לפי לקוח, צבע וקמפיין. רמת חיפוש זו אינה קיימת בפלטפורמות אחסון ענן כלליות מכיוון שהן אינן מאפשרות יצירת שאילתות מורכבות כמו במערכות DAM.
במקרה ושכחתם לסווג את הנכסים שלכם לאחר העלאתם למערכת (בהנחה ושדות המטא-דאטה לא היו שדות חובה), ב- MasterDAM ניתן למצוא אותם במהירות לפי תגים אוטומטיים ולבצע התאמות ומילוי שדות באופן גורף.
הרשאות נכונות לצוותים הנכונים:
במערכת MasterDAM, תוכלו להיות בטוחים שהגישה של כל אדם המעורב ביצירה וניהול הנכסים נשלטת מראש. בין אם מדובר במעצבים, צלמים, מנהלי לקוחות או אפילו הלקוחות עצמם; מערכת MasterDAM מאפשרת לכם להקצות גישת משתמשים מפורטת בהתבסס על התפקידים והאחריות שלהם.
להלן מספר דוגמאות לארגון הרשאות גישה שתוכלו להשיג עם MasterDAM, בניגוד למערכות אחסון אחרות:
- גישה מבוססת לקוח ספציפי:
מערכת MasterDAM מאפשרת לכם ליצור אוספים נפרדים עבור הנכסים הדיגיטליים של כל לקוח. כל אוסף של לקוח נגיש רק לצוות מורשה המעורב ישירות בפרויקטים של אותו לקוח.
אוספים במערכת MasterDAM נבדלים מתיקיות בכך שהם קבוצות וירטואליות של נכסים דיגיטליים, המאפשרות לאותו נכס להתקיים באוספים מרובים ללא כפילויות.
- שליטה על הרשאות:
מערכת MasterDAM מאפשרת למנהלי הסוכנות להגדיר הרשאות מפורטות עבור כל משתמש או צוות בתוך כל אוסף. לדוגמה, מעצב גרפי עצמאי יוכל לבצע פעולות שונות לאוסף של לקוח אחד בו הוא עובד באופן פעיל, אך רק גישת "קריאה בלבד" לאוספים של לקוחות אחרים שהוא אינו מעורב בהן ישירות.
- שיתוף נכסים (בגרסאות הנכונות) עם אנשים וצוותים בלחיצה אחת:
מערכת MasterDAM מאפשרת לשתף קבצים ואוספים עם צוותים שלמים, ולא רק אנשים פרטיים, באופן מאובטח באמצעות קישורים המוגנים בסיסמה וניתנים לתפוגה. כמו כן, עם MasterDAM לעולם לא תצטרכו לדאוג לאובדן גישה לנכסים כשחבר צוות מפתח עוזב. ניתן להגדיר את הגישה עם הרשאות שנקבעו מראש בתוך הצוותים כך שלא יהיו שיבושים או שיתוף ידני מחדש של נכסים.
מדוע מערכת MasterDAM הינה מושלמת לכל סוכנויות השיווק, כולל סוכנויות פרסום:
בין אם אתם סוכנות שיווק, קריאייטיב או פרסום, המכנה המשותף הוא שאתם מטפלים בנכסים דיגיטליים של לקוחות מרובים ותצטרכו לאחסן נכסים אלו באופן מאובטח ולנהל אותם בצורה אופטימלית. באמצעות מערכת MasterDAM מבית אידאה מערכות מידע, ניתן לאחסן, לנהל ולשתף את הנכסים הדיגיטליים של הסוכנות שלכם בקלות ובמהירות.