שיתוף פעולה כצוות הוא אתגר קשה ובמיוחד כשאופן העבודה השתנה וכולנו עובדים לעיתים מהבית או מהמלון בנסיעות עסקיות.
כיצד הארגון מוודא כי לכל אחד בצוות, לא משנה מהיכן הוא עובד, יש גישה לכל הקבצים הדרושים לו, ועדין לשמור על תקני אבטחה מחמירים?
עובדים מתמודדים עם כמות אדירה של מדיה דיגיטלית (מסמכים, תמונות, סרטים, גרפיקות ועוד) ומערכת ניהול נכסים דיגיטליים מספקת לכל איש צוות גישה מהירה ומאובטחת לכל המשאבים הרלוונטיים. כל מה שאיש הצוות זקוק לו הינו מחשב, טאבלט או נייד וכמובן אינטרנט.
למערכת DAM יש מספר תכונות שהופכות את שיתוף הפעולה מרחוק למהיר, פשוט ויעיל:
שיתוף קבצים בקלות ובמהירות
מערכת DAM מאפשרת לשתף נכסים בקלות ובמהירות, בין אנשי הצוות או לגורמים חיצוניים כגון קבלנים, ספקים, חברות מדיה ועוד.
באמצעות קישור הנשלח במייל או באמצעות תוכנות שונות כגון WhatsApp, המשתמשים (בהתאם להרשאות שלהם) יכולים לצפות,
להוריד ולערוך נכסים בקלות.
ניתן לדוגמה ליצור קישורי שיתוף "לצפייה בלבד" בכדי לאפשר למשתמשים חיצוניים לצפות בנכסים אך לא להוריד אותם.
מנגנון ההרשאות האוטומטי מייתר את הצורך בקביעת הרשאות ידנית לפני כל שיתוף. בנוסף להרשאות המגוונות, הקישור מוגן
באמצעות סיסמה ותאריך תפוגה הניתן להגדרה.
שיתוף פעולה באמצעות אוספים של נכסים
מערכת DAM מאפשרת ליצור אוספים של נכסים על מנת להקל על העבודה המשותפת כצוות, למשל כשעובדים על פרויקט מסוים.
ניתן לשייך את הנכסים הרלוונטיים לאוסף ולשתף אותו עם חברי צוות אחרים על מנת שיוכלו לצפות ולסייע בניהול האוסף.
ניתן להגדיר הרשאות לאוספים על מנת להגביל את הפעולות שאנשי הצוות יכולים לבצע באוסף.
תוכנת עיצוב ומנגנון ניהול גרסאות אוטומטי
למערכת DAM יש תוכנת עיצוב המאפשרת למשתמשים שאינם בהכרח מעצבים, לערוך תמונות.
ניתן לשנות רזולוציה, לבצע חיתוכים, ביאורים, שינויי פורמט בלחיצת כפתור ועוד.
מערכת DAM פותרת את בעיות בקרת הגרסאות. אין צורך בטלפונים או מיילים על מנת לוודא איזו גרסה היא העדכנית ביותר או מי עבד עליה לאחרונה. באמצעות מנגנון ניהול הגרסאות של מערכת DAM, גרסאות ישנות יותר של נכסים נשמרות והגרסה החדשה ביותר, תמיד מופיעה כעדכנית ביותר.
רק למי שיש הרשאה מתאימה יוכל לשחזר גרסאות ומשמעות הדבר היא שלמשתמשים תמיד תהיה את הגרסה העדכנית ביותר.