עיתונאי מבקש תמונות מטקס חנוכת הפארק החדש, ודובר הרשות צריך אותן עד הצהריים. התמונות המקצועיות אצל הצלם החיצוני. התמונות מהאירוע עצמו במחשב של מנהלת מחלקת התרבות. הגרסה המעודכנת של הלוגו מצא אצל מי שעזב לפני שנה. עד שהכל נאסף, העיתונאי כבר פרסם עם מה שמצא באינטרנט.
זו לא תקלה חריגה. כך נראה יום רגיל בארגון שיוצר הרבה תוכן ממקומות רבים.
ברשויות מקומיות, תמונות, סרטונים, מסמכים וחומרי פרסום נוצרים כמעט מדי יום. חלקם משמשים את הדוברות, חלקם את מחלקת התרבות או התיירות, וחלקם נדרשים שוב חודשים או שנים לאחר מכן. ככל שכמות החומר גדלה, כך קשה יותר לדעת מה קיים, איפה הוא נמצא ומי אחראי עליו.
האתגר הזה אינו ייחודי לישראל. גופי תיירות, רשויות מקומיות וארגונים ציבוריים ברחבי העולם מתמודדים עם אותם קשיים: תוכן שנוצר על ידי מחלקות רבות, נכסים דיגיטליים שמגיעים מספקים חיצוניים וקושי למצוא במהירות את החומר הנכון כשצריך אותו. כך למשל, גופי התיירות הלאומיים של אירלנד תיארו מצב שבו דרישה הולכת וגדלה לתוכן מצד ארגונים, שותפים וכלי תקשורת חייבה אותם לרכז עשרות אלפי נכסים דיגיטליים במקום אחד ולהגדיר גישה מבוקרת עבור משתמשים רבים.
למה רשויות הן מקרה מיוחד
הרבה מחלקות, כל אחת עם חומר משלה. דוברות, תרבות, חינוך, תיירות, הנדסה. כל מחלקה מצלמת, מזמינה צילום ומפיקה חומרי הסברה, ולרוב שומרת אותם אצלה.
אותם חומרים משמשים קהלים שונים. תמונה שצולמה באירוע עירוני יכולה לשמש את הדוברות, את אתר האינטרנט, פרסום ברשתות החברתיות ולעיתים גם כתבות בתקשורת הארצית. כשהחומר אינו מרוכז במקום אחד, כל גורם מתחיל מחדש את החיפוש אחר אותם נכסים בדיוק.
הרבה מקורות חיצוניים. צלמים עצמאיים, חברות הפקה, סוכנויות פרסום וספקים. החומר מגיע לרשות ואחר כך מתפזר.
אירועים עונתיים שחוזרים בכל שנה. פסטיבל, יום העצמאות, טקס זיכרון, עונת תיירות. בכל שנה מישהו מחפש "את התמונות מהשנה שעברה", ואף אחד לא בטוח איפה הן.
תחלופה. נבחרי ציבור, מנהלים ועובדים מתחלפים, והידע על מה קיים ואיפה נמצא עוזב איתם. ארכיון אמור להחזיק עשרות שנים, אבל בפועל הוא נשמר בתיקיות שאף אחד לא ממפה.
מה מקור אחד של מידע משנה
מוצאים לפי מה שמחפשים, לא לפי איפה שמישהו שמר. המשמעות היא שהידע הארגוני עובר מהראש של העובד אל המערכת. גם אם האדם שיצר את התוכן אינו זמין, עדיין אפשר למצוא אותו באמצעות חיפוש, תגיות ושדות מידע. חיפוש לפי תגיות ושדות מידע מאפשר למצוא "פארק", "טקס" או "כדורעף" בלי לדעת איזו מחלקה יצרה את החומר. תיוג אוטומטי של אובייקטים בתמונות חוסך חלק מהעבודה הידנית, במיוחד באוסף עצום של תמונות.
אוסף לכל אירוע או פרויקט. אפשר לקבץ את כל החומרים של חנוכת הפארק באוסף אחד, וללא יצירת עותקים. אותה תמונה יכולה להופיע גם באוסף של מחלקת התרבות וגם באוסף של הדוברות. באירועים שחוזרים מדי שנה, הערך גדל עוד יותר. במקום להתחיל מחדש בכל פעם, ניתן למצוא בקלות תמונות, סרטונים וחומרי פרסום משנים קודמות, להשתמש בהם מחדש או להשוות ביניהם לצורך הפקת חומרים חדשים.
שיתוף עם עיתונאים וספקים בלי לשלוח קבצים כבדים. אוסף או נכס משותפים בקישור, גם עם מי שאינו משתמש במערכת. כך אפשר להעביר לעיתונאי חבילת תמונות מאושרות בדקה, במקום לאסוף אותה בשעה.
כל מחלקה רואה מה שמיועד לה. ההרשאות מאפשרות להגדיר מי רואה, מי מוריד ומי עורך, ברמת המערכת, התיקייה והאוסף.
איך מתחילים בלי להפוך את זה לפרויקט ענק
- מתחילים מאירוע אחד או ממחלקה אחת. למשל הדוברות, שם הכאב הכי מורגש.
- מגדירים ממש בהתחלה כמה שדות חובה: שנה, סוג אירוע, מחלקה. מה שלא ימולא בהעלאה לא ימולא אחר כך.
- מעלים קודם את מה שמבקשים הכי הרבה: לוגואים, תמונות מקום מוכרות, חומרים מאירועים חוזרים.
מה כדאי לדעת מראש
מקום מרכזי אחד של מדיה דיגיטלית פותר חלק גדול מהקושי באיתור, שיתוף ושימוש חוזר בתוכן. הערך הגדול ביותר מתקבל כאשר כמה מחלקות משתמשות באותו מקור מידע. ככל שיותר תוכן מנוהל במקום אחד, כך מצטמצם הצורך לחפש בתיקיות אישיות, בכוננים משותפים או בהתכתבויות ישנות כדי למצוא חומר שכבר קיים בארגון.
השורה התחתונה
רשות מקומית יוצרת תוכן כל השנה, וכמעט תמיד מחזיקים הרבה יותר נכסים דיגיטליים ממה שהם חושבים.
השאלה היא לא כמה תמונות, סרטונים וקבצים יש ברשות, אלא כמה מהם אפשר למצוא בתוך דקות כאשר עיתונאי, מנהל מחלקה או שותף חיצוני זקוקים להם. כשהמידע מפוזר, גם הנכסים הטובים ביותר נשארים בלתי מנוצלים.