ארגונים רבים מסתמכים היום על כוננים שיתופיים כגון Google Drive, OneDrive או SharePoint כמקום לאחסון תמונות, סרטונים, מסמכים וחומרי שיווק. זה נוח, מוכר, לעיתים “חינמי”, וקל לשימוש עבור כל העובדים.
אך מאחורי הפשטות הזו מסתתרות עלויות יקרות כגון זמן, משאבים, חוסר בעקביות המותג, בעיות אבטחה ועמידה במדיניות הארגון שמצטברות במהירות ומשפיעות על הארגון כולו.
למה ארגונים בוחרים בכוננים משותפים לאחסון נכסים דיגיטליים?
עבור רוב הארגונים, כונן משותף הוא הפתרון ה"ברור מאליו":
- הוא כבר כלול ברישוי הארגוני
- העובדים מכירים אותו היטב
- העלאה, שיתוף והארגון הראשוני פשוטים ומהירים
- אין צורך בהדרכה והכשרת עובדים
אבל כלים אלו נועדו לאחסון קבצים ולא לניהול נכסים דיגיטליים (Digital Asset Management) הם אינם מספקים יכולות חיוניות כגון מטה-דאטה, בקרת גרסאות, הרשאות מתקדמות, מדיניות שימוש או איתור נכסים מהיר. וכאן מתחילות הבעיות.
ארבע העלויות הנסתרות של שימוש בכונן שיתופי לניהול נכסים דיגיטליים:
- זמן מבוזבז על חיפוש ובסוף גם על יצירה מחדש של נכסים
- ככל שהכונן גדל, מציאת קובץ פשוט הופכת למשימה מורכבת:
- מבני תיקיות הופכים ללא מאורגנים
- עובדים שונים נותנים שמות שונים לאותם נכסים
- גרסאות מרובות נקברות בעומק התיקיות
ללא מערכת DAM המבוססת על מטה-דאטה, חיפוש נכסים תלוי בזיכרון אישי ובדפדוף אינסופי בתיקיות ובתתי התיקיות הרבות שנוצרות עם הזמן.
התוצאה: צוותים מבזבזים זמן יקר על חיפוש תמונות, לוגואים או קבצים ולפעמים יוצרים אותם מחדש.
העלות: זמן עבודה, עלויות יצירה, עומס על מחלקות קריאייטיב וחוסר יעילות כולל.
- ריבוי גרסאות ופגיעה בעקביות המותג
כוננים משותפים יוצרים כאוס גרסאות:
- "סופי", "סופי 2" או "סופי בהחלט" חיים יחד תחת אותה התיקייה
- קבצים מורדים שוב ושוב לשולחן העבודה ומשתנים שוב ושוב
- גרסאות לא מעודכנות נשלחות ללקוחות, שותפים או עובדים שונים בתוך הארגון
הנזק העיקרי הוא למותג עצמו:
- שימוש בלוגואים ישנים
- הפצת תמונות מוצרים שאינם בתוקף
- קמפיינים עם גרפיקות לא עדכניות
תיקון הנזק דורש עוד זמן ועוד כסף ובעיקר פוגע באמינות המותג.
- בעיות הרשאות, אבטחה וזכויות שימוש
- כוננים משותפים אינם נבנו לבקרת הרשאות ברזולוציה הנדרשת:
- הרשאות נשארות פתוחות גם אחרי סיום פרויקטים
- שותפים וספקים מקבלים גישה לא מדויקת
- היעדר מחזור חיים לנכסים וחוסר עמידה במדיניות הארגון
כוננים משותפים מיועדים לאחסון קבצים אבל לא לניהולם. אין בהם:
- תהליכי אישור אוטומטיים
- סיווג ותיוג מבוססים מטא-דאטה
- מעקב
- בקרת גרסאות
התוצאה: נכסים מיושנים נשארים פעילים בתיקיות, עובדים משתמשים בחומרים שלא עברו אישור ואין שליטה על מי העלה או שינה קובץ ומתי.
לסיכום, כוננים משותפים הם פתרון לאחסון קבצים אך לא לניהולם
הם נהדרים לשיתוף פשוט של קבצים אך הינם מערכת DAM ולכן הם יוצרים:
- בזבוז זמן
- כפילויות
- פגיעה במותג
- סיכוני אבטחה
- בעיות תאימות
- עומס ניהולי של צוותי שיווק, דיגיטל ותוכן
מערכת DAM ייעודית מעניקה לא רק אחסון אלא שליטה מלאה במחזור החיים של נכסים, הפחתת סיכונים, חיסכון בזמן ובמשאבים, ושיפור עקביות המותג.