ארגונים המנהלים כמויות גדולות של תמונות, סרטוני וידאו, מסמכים ונכסי מותג ניצבים בפני אתגר מתמשך: כיצד לאפשר לצוותי השיווק, הדיגיטל, הדוברות והמרקום למצוא את התוכן הנכון, בזמן הנכון ובמקום אחד.
במסגרת מהלך לשיפור תהליכי העבודה וניהול הנכסים הדיגיטליים, בחרה אוניברסיטת בר-אילן להחליף את מערכת ה-DAM הקיימת ולהטמיע את מערכת MasterDAMמבית אידאה מערכות מידע.
למה ארגונים מחליפים מערכות DAM?
ניהול נכסים דיגיטליים בארגונים גדולים ובמוסדות אקדמיים מציב מספר אתגרים:
- איתור מהיר של תמונות, סרטונים ומסמכים
- שמירה על שפה מיתוגית אחידה
- שיתוף תוכן בין יחידות ארגוניות שונות
- ניהול הרשאות וגישה לתכנים
- תמיכה מלאה בעברית ובצרכים מקומיים
- ממשק ידידותי ואינטואיטיבי למשתמשים
- התאמה מלאה לתהליכי עבודה ארגוניים
- תמיכה מלאה בעברית ובסביבת עבודה מקומית
כאשר מספר המשתמשים גדל והתוכן מצטבר לאורך השנים, נדרש פתרון גמיש המאפשר להתאים את המערכת לתהליכי העבודה של הארגון ולא להפך.
התאמה לעולמות השיווק והתקשורת
מנהלי מרקום, דוברות ודיגיטל נדרשים לנהל במקביל:
- תמונות יחסי ציבור
- סרטוני וידאו
- חומרי מיתוג
- קמפיינים שיווקיים
- מסמכי מותג ונהלי שימוש
- נכסים המיועדים לשימוש חיצוני ופנימי
מערכת MasterDAM מאפשרת לרכז את כל הנכסים במקום אחד, לנהל הרשאות גישה, לבצע חיפוש מהיר באמצעות מטא-דאטה ולהפחית משמעותית את הזמן המושקע באיתור תכנים. בנוסף, הפלטפורמה מאפשרת שילוב יכולות AI מתקדמות לזיהוי אובייקטים, זיהוי פנים, זיהוי טקסט מתוך תמונות (OCR) והעשרת מטא-דאטה, בהתאם לצורכי הארגון.
התאמה מלאה לארגון
במסגרת הפרויקט תבוצע התאמה של MasterDAM לצרכי אוניברסיטת בר-אילן, לרבות:
- אפיון מודל המטא-דאטה
- הגדרת תהליכי עבודה
- הגדרת הרשאות משתמשים
- הסבת תכנים מהמערכת הקיימת
- הטמעה והדרכת משתמשים
שיתוף הפעולה עם מחלקות השיווק, הדוברות, הדיגיטל והמרקום צפוי לאפשר יצירת תהליכי עבודה יעילים יותר, שיפור הנגישות לנכסים הדיגיטליים והגדלת הערך המופק מהתוכן הארגוני.
בינה מלאכותית בשירות צוותי השיווק והדוברות
ארגונים מנהלים כיום עשרות ומאות אלפי נכסים דיגיטליים. יכולות AI מודרניות מסייעות להפוך את הארכיון הדיגיטלי למאגר מידע חכם וניתן לחיפוש.
באמצעות שילוב שירותי AI ניתן:
- לזהות אובייקטים ומרכיבים המופיעים בתמונות.
- לזהות טקסט מתוך תמונות, פוסטרים, מסמכים וסריקות.
- ליצור תגיות באופן אוטומטי.
- להעשיר מטא-דאטה ולשפר את יכולות החיפוש.
עבור מחלקות שיווק, דוברות, דיגיטל ומרקום המשמעות היא קיצור זמני חיפוש, שיפור הנגישות לתוכן וצמצום העבודה הידנית הנדרשת לצורך קטלוג וארגון המידע.
ככל שכמות הנכסים הדיגיטליים בארגון גדלה, כך גדלה החשיבות של שילוב בין ניהול תוכן מתקדם לבין יכולות AI המאפשרות איתור, סיווג וניצול יעיל יותר של המידע הארגוני.
שותפות להצלחה
אחד מעקרונות היסוד של פרויקט הטמעה מוצלח הוא שיתוף פעולה עם המשתמשים הקיימים והבנת האופן שבו הם עובדים עם המערכת ביום-יום. בהתאם לכך, הושם דגש מיוחד על מעורבות הגורמים המקצועיים בתהליך האפיון וההטמעה, במטרה להבטיח מעבר חלק, אימוץ גבוה של המערכת והפקת ערך מקסימלי מהפתרון החדש.
מבט קדימה
אנו גאים ללוות את אוניברסיטת בר-אילן בתהליך חשוב זה ומצפים לשיתוף פעולה ארוך טווח שיסייע בניהול יעיל של הנכסים הדיגיטליים, חיזוק המותג האוניברסיטאי ושיפור נגישות הידע והתוכן ברחבי הארגון.