יש לכם אלפי קבצים דיגיטליים. למה אתם עדיין מחפשים אותם בתיקיות?

כמעט בכל ארגון מגיע שלב שבו כמות התוכן הדיגיטלי הופכת לאתגר.

בהתחלה יש תיקייה אחת ב-Drive.

אחר כך נפתחות עוד כמה: "שיווק", "תמונות", "מצגות", "קטלוגים", "אירועים", "פרויקטים", "לוגואים", "ישן", "ישן באמת"…

ובהתחלה זה אפילו עובד.

עד שמצטברים מאות ואלפי קבצים, ואז כבר לא תמיד ברור איפה נמצא הקובץ הנכון, איזו גרסה היא העדכנית ומה בכלל קיים בארגון.

הקבצים עצמם נמצאים שם.

הבעיה היא למצוא אותם, ומהר.

בשלב מסוים כבר לא מדובר בבעיה של אחסון, אלא בבעיה של ניהול נכסים דיגיטליים

וזו בדיוק הנקודה שבה ארגון צריך להתחיל לחשוב אחרת על ניהול הנכסים הדיגיטליים שלו.

ניהול מאות ואלפי נכסים דיגיטליים דורש לדעת מה נמצא בארגון, איך הוא מאורגן, למצוא במהירות את הנכס הנכון ולהפוך את המאגר הדיגיטלי לנגיש ושימושי עבור האנשים שצריכים לעבוד אתו.

וזו בדיוק הנקודה שבה צריך לעבור מניהול קבצים לניהול נכסים דיגיטליים.

כי בסופו של דבר, הצורך הוא מאוד פשוט:

איש מכירות צריך למצוא תמונה מסוימת של מוצר.

מנהלת שיווק מחפשת את הקטלוג האחרון.

מנהל דיגיטל צריך את התמונות מהאירוע האחרון.

עובד חדש רוצה למצוא את המצגת שהכינו לפני שנתיים.

ומישהו בארגון רוצה למצוא את כל התמונות שבהן מופיע אדם מסוים.

כשהנכסים מקוטלגים ונמצאים במקום מרכזי אחד, לא צריך לזכור באיזו תיקייה נמצא הקובץ או אצל מי הוא שמור. פשוט מחפשים ומוצאים.

מהי למעשה מערכת DAM?

Digital Asset Management או בקיצור DAM, היא מערכת ארגונית לניהול נכסים דיגיטליים במקום מרכזי אחד.

הכוונה אינה רק לאחסן את הקובץ.

מערכת DAM מאפשרת לארגון לנהל סביב הקובץ גם מידע נוסף: מי הוא, לאיזה מוצר הוא קשור, לאיזו קטגוריה הוא שייך, מי יכול לגשת אליו ועוד.

כך נוצר מאגר ארגוני של נכסים דיגיטליים, במקום אוסף של תיקיות.

במקרים רבים האתגר אינו רק למצוא את הקובץ, אלא גם לשתף אותו במהירות עם עובדים, ספקים ושותפים עסקיים, תוך שמירה על גרסה אחת ומעודכנת של התוכן.

ומה קורה כשיש אלפי תמונות?

כאן מתחיל להיות מעניין במיוחד.

תיוג ידני של אלפי תמונות הוא עבודה שגוזלת זמן ולעיתים פשוט לא מתבצעת.

מערכת MasterDAM כוללת יכולות AI שמאפשרות לזהות אובייקטים ופנים בתמונות ולסייע בתיוג ובסיווג שלהן. כך אפשר להפוך אוסף גדול של תמונות לקטגוריה שקל יותר למצוא בה את התוכן הרצוי.

לדוגמה, במקום לזכור באיזו תיקייה נמצאת תמונה מסוימת, אפשר לחפש לפי המידע שנוסף לנכס.

זו לא "בינה מלאכותית שעושה הכול".

הערך הוא הרבה יותר פשוט – פחות עבודה ידנית ויותר יכולת למצוא ולהשתמש במה שכבר קיים בארגון.

זה לא רק לשיווק

למרות שמערכות DAM מזוהות לעיתים עם מחלקות שיווק, הצורך קיים כמעט בכל ארגון שמייצר ומשתמש בכמות משמעותית של תוכן דיגיטלי.

ארגון יכול להשתמש במערכת כדי לנהל:

• תמונות מוצר
• תמונות של פרויקטים
• סרטוני תדמית
• מצגות
• קטלוגים
• חומרי פרסום
• תמונות מאירועים
• חומרי מותג
• נכסים היסטוריים
• תכנים שמשמשים מספר מחלקות בארגון

במילים אחרות, מערכת DAM יכולה להיות מאגר התוכן הדיגיטלי של הארגון.

אבל האם כל ארגון צריך DAM?

לא.

אם יש לכם כמה מאות קבצים, כולם יודעים איפה הם נמצאים, ואין כמעט צורך לחפש או לשתף אותם, כנראה שאין סיבה להוסיף מערכת נוספת.

גם ארגון שזקוק למערכת DAM ארגונית מורכבת מאוד, עם תהליכי אישור מתקדמים, פורטלים חיצוניים ואינטגרציות רבות למערכות ארגוניות, צריך לבחון פתרון בהתאם לצרכים האלה.

הצורך במערכתDAM  מתחיל להיות משמעותי כאשר כמות הנכסים גדלה והארגון מתחיל לשלם בזמן עבודה על הבעיה.

אם עובדים שואלים שוב ושוב:

"איפה התמונה?"

"מי מחזיק את הקטלוג?"

"זו הגרסה האחרונה?"

"יש לך את התמונות מהאירוע?"

"אתה יכול לשלוח לי את הלוגו?"

 כנראה שהבעיה כבר אינה אחסון.

הבעיה היא ניהול.

מתיקיות מפוזרות למאגר נכסים דיגיטלי ארגוני

המטרה של מערכת DAM אינה לגרום לארגון להחזיק עוד מערכת.

להפך.

המטרה היא להשתמש במערכת לניהול נכסים דיגיטליים שבה כל התמונות, הסרטונים, המסמכים וחומרי השיווק מרוכזים במקום אחד, בצורה מסודרת ונגישה.

זה נכון לחברת ייצור עם מאות תמונות מוצר.

זה נכון לגוף ציבורי שמחזיק ארכיון של תמונות ואירועים.

זה נכון למוזיאון או ארגון מורשת שמנהל אלפי פריטים דיגיטליים.

וזה נכון גם לחברת שירותים שמחזיקה שנים של מצגות, סרטונים וחומרי שיווק.

בסופו של דבר, השאלה אינה כמה קבצים יש לכם.

השאלה היא כמה זמן הארגון שלכם כבר מבזבז בניסיון למצוא אותם.