בכל מוסד אקדמי נוצרים מדי יום מאות ואף אלפי נכסים דיגיטליים: תמונות מטקסי בוגרים, סרטוני מחקר, חומרי שיווק, מצגות, פרסומים אקדמיים, חומרים לגיוס סטודנטים ותכנים לרשתות החברתיות. עם השנים, כמות התוכן גדלה משמעותית, אך היכולת לאתר, לנהל ולשתף אותו אינה תמיד מתפתחת באותו קצב.
כאשר קבצים מפוזרים בין מחשבים אישיים, שרתי קבצים, שירותי ענן ומחלקות שונות, אנשי השיווק והמרקום משקיעים זמן יקר בחיפוש אחר התמונה הנכונה, הסרטון המעודכן או גרסת הלוגו המאושרת. התוצאה היא בזבוז זמן, עבודה כפולה ולעיתים אף פגיעה בעקביות המותג של המוסד האקדמי.
כאן נכנסת לתמונה מערכת ניהול נכסים דיגיטליים (Digital Asset Management), המספקת פלטפורמה מרכזית לניהול, ארגון, שיתוף ואבטחת כל הנכסים הדיגיטליים של הארגון.
מערכת MasterDAM מאפשרת למוסדות אקדמיים לייעל תהליכים, לשפר את שיתוף הפעולה בין מחלקות ולמקסם את הערך של התוכן הקיים.
האתגרים המרכזיים בניהול תוכן דיגיטלי באקדמיה
- קבצים מפוזרים וקושי באיתור המידע
במוסדות אקדמיים קיימים גורמים רבים המייצרים תוכן: מחלקות שיווק, דוברות, קשרי בוגרים, פקולטות, מרכזי מחקר ויחידות מנהליות. התוצאה היא נכסים דיגיטליים המאוחסנים במקומות שונים ולעיתים ללא סיווג מסודר.
מערכת MasterDAM מרכזת את כל המדיה במאגר אחד, המבוסס על מטא-דאטה, קטלוג חכם ומנגנוני חיפוש מתקדמים, כך שניתן לאתר כל קובץ בתוך שניות.
- שמירה על אחידות ומיתוג
כאשר עובדים משתמשים בגרסאות שונות של לוגואים, תמונות או חומרי פרסום, נוצר חוסר אחידות הפוגע במותג של המוסד האקדמי.
באמצעות מנגנוני בקרת גרסאות, MasterDAM מוודאת שכל המשתמשים עובדים עם הגרסאות המאושרות והעדכניות ביותר של הנכסים הדיגיטליים.
- שיתוף תוכן בין מחלקות ובעלי עניין
מחלקות רבות באקדמיה נדרשות לשתף חומרים עם גורמים פנימיים וחיצוניים, כולל אנשי סגל, סטודנטים, בוגרים, תורמים, ספקים וכלי תקשורת.
MasterDAM מאפשרת שיתוף מהיר ומאובטח של נכסים דיגיטליים באמצעות קישורים, והרשאות מותאמות לכל קהל יעד.
- אבטחת מידע והרשאות
לא כל תוכן צריך להיות נגיש לכל משתמש. תמונות, חומרי מחקר, מסמכים ותכנים שיווקיים רגישים דורשים רמות גישה שונות.
מערכת MasterDAM כוללת מנגנון הרשאות מבוסס תפקידים, המאפשר שליטה מלאה על יכולות הצפייה, העריכה, ההעלאה וההורדה של כל נכס במערכת.
כיצד שדות מטא-דאטה הופכים קבצים לנכסים דיגיטליים
אחת היכולות החשובות ביותר במערכת DAM היא ניהול שדות המטא-דאטה.
תמונה אחת יכולה לשמש את מחלקת השיווק, יחידת קשרי הבוגרים, אתר האינטרנט של המוסד ופרסום אקדמי. ללא תיוג נכון, איתור הקובץ המתאים הופך למשימה מורכבת.
באמצעות שדות מטא-דאטה ניתן לשייך לכל נכס מידע כגון:
- פקולטה או מחלקה
- סוג האירוע
- שנת צילום
- זכויות שימוש
- קמפיין שיווקי
- שמות מצולמים
- סטטוס אישור
כך הופך כל קובץ מנכס סטטי לפריט מידע עסקי הניתן לאיתור, שימוש ומחזור בקלות.
שימושים נפוצים של MasterDAM במוסדות אקדמיים
מחלקות שיווק וגיוס סטודנטים
- ניהול חומרי קמפיינים.
- הפצת תוכן לערוצים דיגיטליים.
- גישה מהירה לתמונות וסרטונים.
- שמירה על עקביות המותג.
דוברות ויחסי ציבור
- איתור תכנים עבור כלי תקשורת.
- ניהול ספריית תמונות של חוקרים ואנשי סגל.
- הפצת מדיה מאושרת באופן מידי.
קשרי בוגרים ותורמים
- שיתוף תכנים מאירועים.
- ניהול סיפורי הצלחה של בוגרים.
- בניית מאגר תוכן היסטורי של המוסד.
פקולטות ומרכזי מחקר
- ניהול סרטוני מחקר.
- שיתוף חומרים עם שותפים בארץ ובעולם.
- שמירה על גישה מבוקרת לנכסים רגישים.
החזר השקעה מהיר יותר ממה שחושבים
כאשר עובדים מפסיקים לחפש קבצים בתיקיות, לשחזר נכסים שאבדו או ליצור מחדש חומרים שכבר קיימים, הארגון חוסך זמן ומשאבים יקרים. בנוסף, שיפור שיתוף הפעולה בין המחלקות ותהליך העבודה המרכזי מגדיל את היעילות הארגונית ומאפשר למחלקות השיווק והתקשורת להתמקד ביצירת ערך ולא בניהול קבצים.
סיכום
בעידן שבו התוכן הדיגיטלי הוא אחד הנכסים החשובים ביותר של כל מוסד אקדמי, ניהול נכון של תמונות, סרטונים, מסמכים וחומרי שיווק כבר אינו מותרות אלא צורך אסטרטגי.
MasterDAM מאפשרת למוסדות אקדמיים ליצור מקור אחד של אמת לכל הנכסים הדיגיטליים, לשפר את שיתוף הפעולה בין צוותים, לחזק את המותג ולהבטיח שכל תוכן יהיה זמין, מאובטח ונגיש ברגע הנכון.
רוצים לראות כיצד זה עובד?
הזמינו פגישת הדגמה אישית וגלו כיצד MasterDAM יכולה לסייע למחלקות השיווק, הדוברות, קשרי הבוגרים והמחקר לנהל את כלל הנכסים הדיגיטליים שלהם ממקום אחד.