דמיינו את הסיטואציה הבאה:

עיתונאי מבקש בתוך דקות תמונה עדכנית של מנכ"ל המשרד. במקביל, צוות הדיגיטל מחפש סרטון מאירוע שהתקיים לפני שנתיים, ומשרד יחסי הציבור מבקש את גרסת הלוגו העדכנית עבור הודעה לעיתונות.

בעולם התקשורת המהיר של היום, מחלקות דוברות, יחסי ציבור ותקשורת ארגונית נדרשות להגיב במהירות, לשמור על מסרים עקביים ולשתף תכנים לגורמים רבים, החל מעיתונאים וכלה במנהלים ובספקים חיצוניים.

כאשר נכסי המדיה מפוזרים בין תיקיות, מחשבים ושירותי ענן שונים, גם משימות פשוטות עלולות להפוך למורכבות ומבזבזות זמן.

בדיוק כאן נכנסת לתמונה מערכת  DAM (Digital Asset Management)

מערכת לניהול נכסים דיגיטליים מאפשרת לרכז את כל נכסי התוכן והמדיה של הארגון במאגר מרכזי אחד, ולהעניק לצוותי הדוברות ויחסי הציבור גישה מהירה, מאובטחת ומבוקרת לכל המידע הדרוש להם.

מדיה קיט (Media Kit) שתמיד נשאר מעודכן

מדיה קיט היא אחד הכלים החשובים ביותר עבור כל ארגון המעוניין להציג את עצמו באופן מקצועי בפני כלי התקשורת.

לרוב היא כוללת:

• מידע על הארגון
• ביוגרפיות של הנהלה בכירה
• דפי עובדות
• לוגואים מאושרים
• תמונות באיכות גבוהה
• סרטוני תדמית
• פרסומים וכתבות רלוונטיות
• פרטי קשר לדוברות וליחסי הציבור

כאשר כל החומרים הללו מנוהלים במערכת לניהול נכסים דיגיטליים, ניתן להבטיח שכל בעלי העניין משתמשים בגרסאות העדכניות והמאושרות בלבד. בנוסף, ניתן להגדיר הרשאות גישה שונות עבור דוברים, מנהלים, משרדי יח"צ וספקים חיצוניים.         

למצוא את הנכס הנכון בתוך שניות

בעולם הדוברות ויחסי הציבור, זמן התגובה הוא קריטי.

דוברות ויחסי ציבור עובדים עם מאות ואלפי תמונות, סרטונים, מצגות, לוגואים וחומרי רקע.

האתגר אינו רק לשמור אותם, אלא להיות מסוגלים למצוא את הנכס הנכון ולשתף אותו בדיוק ברגע שבו הוא נדרש.

כאשר עיתונאי, בלוגר או גוף תקשורת מבקשים חומרי רקע, תמונות או נתונים, היכולת לאתר את הנכס הנכון בתוך שניות עשויה להיות ההבדל בין חשיפה תקשורתית מוצלחת לבין הזדמנות שהוחמצה.

מערכת DAM מאפשרת לארגן את כל הנכסים הללו באמצעות מטא-דאטה, יכולות AI ותגיות, כך שניתן למצוא כל קובץ בתוך שניות במקום לבזבז זמן בחיפוש ידני.

AI שמקל על איתור תמונות

בארכיוני תמונות של דוברות מצטברות לאורך השנים אלפי תמונות של מנכ"לים, דוברים, אנשי ציבור, אירועים ועובדים.

יכולות AI יכולות לסייע בתהליך התיוג באמצעות זיהוי אוטומטי של אובייקטים ופנים המופיעים בתמונות. כך ניתן לצמצם את העבודה הידנית ולשפר את היכולת למצוא תמונות רלוונטיות גם כאשר המאגר כבר כולל אלפי נכסים.

עבור מחלקות דוברות ויחסי ציבור, המשמעות היא הפחתה משמעותית של זמן החיפוש והאצה של תהליכי העבודה. במצבים שבהם נדרשת תגובה מהירה לתקשורת, מדובר ביתרון קריטי.

ניהול משברים מתחיל בנגישות למידע

בזמן משבר תקשורתי, הזמן הוא המשאב החשוב ביותר.

כאשר הארגון נדרש להגיב במהירות, צוותי הדוברות צריכים גישה מיידית ל:

• הודעות מאושרות לפרסום
• תמונות רשמיות
• לוגואים מעודכנים
• סרטונים רלוונטיים
• מסמכי רקע ונתונים

כאשר כל החומרים הרלוונטיים נמצאים במקום מרכזי, עם הרשאות גישה ברורות ויכולת חיפוש מהירה, צוות הדוברות יכול להגיע לחומרים הדרושים ולהפיץ אותם במהירות גם תחת לחץ.

המערכת יכולה לעזור לדוברות להגיב מהר יותר, כי החומרים זמינים ומאורגנים.

שיתוף חומרי תקשורת מחוץ לארגון

פעילות הדוברות ויחסי ציבור מערבת בדרך כלל מגוון רחב של בעלי עניין.

דוגמה:

משרד יחסי הציבור צריך לקבל תמונות מהאירוע.

עיתונאי מבקש תמונות באיכות גבוהה.

משרד פרסום צריך לקבל את חומרי הקמפיין.

במקום להוריד את הקבצים ולשלוח אותם מחדש, ניתן לשתף את הנכסים ישירות מהמערכת באמצעות קישור מאובטח כך שהגורם החיצוני יכול להוריד את הקבצים הרלוונטיים בלי לקבל גישה למאגר כולו.

לדוגמה, משרד יחסי הציבור יכול לקבל קישור לתיקייה/אוסף של תמונות מאירוע מסוים, להוריד את החומרים הדרושים ולסיים את העבודה, בלי שהקבצים יעברו דרך תיבות מייל או שירותי העברת קבצים נוספים.

הרשאות ובקרת גישה

מערכות DAM מאפשרות להגדיר הרשאות גישה מפורטות בהתאם לתפקידו של כל משתמש. כך ניתן להבטיח שרק גורמים מורשים יוכלו להעלות, לערוך או להפיץ תכנים מסוימים. יכולת זו חשובה במיוחד בארגונים ציבוריים, ממשלתיים וארגונים הפועלים בסביבה רגולטורית מורכבת.

מה חשוב לדוברות ויחסי ציבור בבחירת מערכת לניהול נכסים דיגיטליים?

• האם ניתן למצוא תמונה או סרטון במהירות?
• האם ניתן לדעת איזו גרסה היא העדכנית?
• האם ניתן לשלוט במי רשאי לגשת לנכסים?
• האם ניתן לשתף נכסים ישירות עם גורמים מחוץ לארגון?

לסיכום

עבור מחלקות דוברות ויחסי ציבור, הזמן שעובר מרגע קבלת בקשה ועד למציאת הנכס הנכון יכול להיות קריטי. מאגר מרכזי, מסודר ומקוטלג, מאפשר להפוך את התהליך לפשוט ומהיר יותר, בין אם מדובר בתמונה של מנכ"ל, סרטון מאירוע או חומר שנדרש באופן דחוף לתקשורת.

בסופו של דבר, המטרה אינה רק לשמור את הנכסים הדיגיטליים של הארגון. המטרה היא להיות מסוגלים למצוא אותם, להשתמש בהם ולשתף אותם בדיוק כשצריך

רוצים לראות כיצד MasterDAM מסייעת לצוותי דוברות, שיווק ויחסי ציבור לנהל את נכסי המדיה שלהם בצורה יעילה יותר? לחצו על "להדגמה" בתפריט העליון וקבעו פגישת היכרות.