ארגונים מייצרים כיום כמויות עצומות של תמונות דיגיטליות. תמונות מוצרים, אירועים, פרויקטים, קמפיינים, לקוחות, עובדים ותיעוד ארגוני מצטברים במהירות במחשבים, בטלפונים, בכוננים חיצוניים ובשירותי ענן שונים.
ללא שיטה מסודרת, מציאת התמונה הנכונה הופכת למשימה מתסכלת וגוזלת זמן.
החדשות הטובות הן שקיימת דרך להפוך אוסף כאוטי של תמונות לספריית נכסים דיגיטליים יעילה, חכמה וקלה לניהול.
- מרכזים את כל הנכסים הדיגיטליים במקום אחד
השלב הראשון והחשוב ביותר הוא יצירת מקור אמת אחד לכל הנכסים הדיגיטליים בארגון. כל עוד התמונות מפוזרות בין מחשבים אישיים, תיקיות רשת, כוננים חיצוניים ופתרונות ענן שונים, קשה מאוד לשמור על סדר ושליטה.
מערכת DAM (Digital Asset Management) מאפשרת לרכז את כלל הנכסים הדיגיטליים בספרייה מרכזית, נגישה ומאובטחת עבור כלל המשתמשים בארגון.
- אל תבנו עוד עץ של תיקיות, תגדירו מודל מטא-דאטה
בניגוד לשרתי קבצים מסורתיים, מערכות DAM נשענות בעיקר על מודל מטא-דאטה לצורך איתור תוכן, ולא על ניווט בעצי תיקיות מורכבים.
במקום לבנות אינסוף תיקיות ותתי-תיקיות, תגדירו מודל מטא-דאטה עקבי – אילו מאפיינים מתארים כל נכס ואילו שדות יהיו זמינים לחיפוש. כך אותו נכס יכול להימצא לפי כמה מאפיינים שונים, במקום להיות "תקוע" בתיקייה אחת:
- פרויקט
- אזור גיאוגרפי
- קמפיין
- מותג
- קו מוצרים
- מחלקה
- הגדירו הרשאות גישה
לא כל משתמש בארגון צריך לקבל את אותה רמת גישה לכל הנכסים.
צוות השיווק עשוי להזדקק ליכולת להעלות ולערוך נכסים, בעוד שמשתמשים אחרים צריכים רק לצפות ולהוריד אותם.
לכן חשוב להגדיר מראש מי יכול לצפות, להעלות, לערוך, לשתף או למחוק נכסים.
מערכות לניהול נכסים דיגיטליים מספקות מודל הרשאות גמיש המאפשר להגדיר אילו משתמשים יכולים להעלות, לערוך, לשתף או למחוק נכסים. משתמשים משויכים בדרך כלל לקבוצות הרשאה שונות, בהתאם לתפקידם בארגון ולתהליכי העבודה שלהם.
בארגונים גדולים נהוג להגדיר קבוצות משתמשים שונות, כגון צלמים, צוותי שיווק, מרקום, משרדי פרסום ושותפים חיצוניים, כאשר לכל קבוצה מוגדרות הרשאות המתאימות לתפקידה.
- שלבו AI עם תגיות ידניות
תיוג ידני של אלפי תמונות הוא תהליך ממושך ועתיר טעויות. מערכות לניהול נכסים דיגיטליים משלבות יכולות AI המסוגלות לזהות באופן אוטומטי אובייקטים, אנשים, בעלי חיים, צמחים, פעילויות וסצנות המופיעים בתמונה.
המערכת יכולה ליצור תגיות באופן אוטומטי על בסיס התוכן שהיא מזהה בתמונה, מה שהופך כל תמונה לקלה לחיפוש מהרגע שבו הועלתה למערכת.
AI מזהה את מה שנמצא בתמונה, המשתמשים מוסיפים את ההקשר שמעניק לה משמעות.
לדוגמה, המערכת עשויה לזהות באופן אוטומטי "תנין", "נהר" או "אדם" המופיעים בתמונה מסוימת, אך היא לא תדע בהכרח שהתמונה צולמה במהלך טיול של צוות החברה לחמת גדר, במסגרת כנס לקוחות או כחלק מקמפיין שיווקי מסוים.
לכן, מערכות DAM מאפשרות למשתמשים להוסיף תגיות ידניות המייצגות ידע, הקשרים וזיכרונות שאינם ניתנים לזיהוי אוטומטי.
שילוב בין תגיות אוטומטיות המבוססות על AI לבין תגיות ידניות שנוספו על ידי המשתמשים יוצר ספריית נכסים עשירה יותר, המאפשרת לאתר במהירות גם את מה שמופיע בתמונה וגם את הסיפור שמאחוריה.
- תכננו מראש כיצד משתפים נכסים
תכננו כיצד משתפים נכסים לגורמים מחוץ לארגון שאינם משתמשי מערכת:
- משרד פרסום צריך לקבל 30 תמונות לקמפיין
- ספק צריך לקבל קטלוג
- עיתונאי מבקש תמונות באיכות גבוהה
- שותף עסקי צריך להוריד חומרי שיווק
במקום להוריד את הקבצים למחשב ולשלוח אותם באופן לא מאובטח בתוכנות כגון Jambo Mail ניתן ליצור קישור מאובטח לנכסים ולשתף אותם ישירות מהמערכת במייל או WhatsApp. ניתן גם לאגד נכסים שונים לאוסף ואותו לשתף באותו האופן.
- אפשרו למשתמשים לעבוד עם הנכסים
ניהול נכסים דיגיטליים אינו מסתיים באחסון ובאיתור התמונה. לעיתים קרובות אותה תמונה נדרשת להתאים למספר ערוצים ופורמטים שונים.
מערכות DAM מאפשרות לבצע פעולות עריכה בסיסיות (המרת פורמט, חיתוך, רוטציה) ישירות מתוך המערכת, ללא צורך בהורדת הקובץ למחשב ושימוש בתוכנות ייעודיות.
יכולות אלה מסייעות לצמצם את התלות בכלי עריכה חיצוניים, מייעלות את תהליכי העבודה ומאפשרות לצוותים להפיק ולהפיץ תוכן במהירות רבה יותר.
- שמרו על מאגר נקי, עדכני ומנוהל
מאגר גדול אינו רק מקום שבו מעלים קבצים. הוא צריך להישאר נקי, עדכני ואמין גם אחרי אלפי העלאות ושימושים.
מניעת כפילויות
כפילויות מקשות על החיפוש, ועלולות לגרום לשימוש בגרסאות שגויות של תמונות.
מערכות ניהול נכסים דיגיטליים כוללות מנגנונים שמזהים קבצים כפולים או גרסאות זהות ומאפשרים לארגון לשמור על אחידות.
ניהול גרסאות
מערכות DAM מאפשרות לשמור מספר גרסאות של אותו נכס דיגיטלי תחת רשומה אחת, כך שכל המשתמשים עובדים תמיד עם הגרסה העדכנית והמאושרת ביותר.
תחזוקה שוטפת
צריך גם להגדיר מי אחראי על מבנה ההרשאות, יצירת/מחיקת משתמשים, עריכת שדות המטא-דאטה ואופטימיזציה של המערכת.
לסיכום
ניהול תמונות דיגיטליות אינו מסתכם עוד בתיקיות וקבצים מפוזרים.
ככל שכמות התוכן גדלה, ארגונים זקוקים לפתרון מרכזי המשלב ניהול נכסים דיגיטליים, מטא-דאטה ובינה מלאכותית.
יכולות כגון תיוג אוטומטי, זיהוי אובייקטים ופנים, וניהול גרסאות אוטומטי מאפשרות לארגונים לאתר את התמונה הנכונה בתוך שניות ולהפיק יותר ערך מהנכסים שכבר קיימים ברשותם.
מנהלים אלפי תמונות, סרטונים ונכסים דיגיטליים?
גלו כיצד MasterDAM מסייעת לארגונים לנהל אלפי נכסים דיגיטליים, לאתר תוכן במהירות ולשלב יכולות AI בתהליכי העבודה.
לחצו על "להדגמה" בתפריט העליון.