בכל ארגון יש לפחות אדם אחד שיודע איפה הכל נמצא. לא בגלל שהוא קיבל אחריות על הידע הארגוני, אלא פשוט כי במהלך השנים הוא בנה לעצמו מערכת שעובדת עבורו.
הוא ריכז את כל התמונות מהאירוע השנתי, בנה רשימה של הנכסים המאושרים לשימוש בקמפיין, או אסף במקום אחד את כל הגרסאות הסופיות של מצגת שחוזרת כל רבעון. הוא לא עשה את זה בשביל אף אחד אחר. הוא עשה את זה כי הוא היה צריך את זה, ופשוט היה לו נוח.
הבעיה מתחילה ברגע שהוא עוזב את התפקיד, יוצא לחופשה ארוכה, או פשוט שוכח שהוא היחיד שיודע שהאוסף הזה בכלל קיים.
לדוגמה, מנהלת השיווק בנתה במשך שנתיים אוסף של תמונות מאושרות לשימוש בפרסומים חיצוניים. כשהיא עברה לתפקיד אחר, הצוות החדש התחיל לבנות אוסף דומה מאפס, פשוט כי אף אחד לא ידע שהמקורי כבר קיים.
ברירת המחדל שאף אחד לא בוחר במודע
כשמישהו יוצר אוסף חדש במערכת ניהול נכסים דיגיטליים, ברירת המחדל היא כמעט תמיד "פרטי" – כלומר גלוי רק ליוצר שלו. כדי שאחרים יראו אותו, צריך לשנות את ההגדרה במפורש ל"ציבורי". זה נשמע כמו פרט טכני שולי, אבל בפועל הוא קובע התנהגות ארגונית שלמה: מי שלא עוצר לחשוב "האם עוד מישהו צריך לראות את זה?", פשוט משאיר את האוסף שלו סגור. לא בכוונה, ולא מתוך רצון להסתיר משהו. סתם, כי זו ברירת המחדל.
למה זה ההפך הגמור מבעיית התיקיות המשותפות
ברוב הארגונים מכירים את הכאב ההפוך: תיקייה משותפת שבה הכל גלוי לכולם מהיום הראשון, בלי סינון ובלי סדר, וקשה למצוא בה כלום. כאן קורה משהו שונה לגמרי. מישהו כן טרח לארגן, לסנן ולבנות מבנה הגיוני, אבל התוצר של העבודה הזו נשאר כלוא אצלו בלבד. ארגון הידע קיים. הוא פשוט לא מגיע לאף אחד אחר.
מתי זה הופך לבעיה אמיתית
כל עוד היוצר נמצא, אין בעיה מורגשת. הבעיה קופצת בדיוק ברגעים הכי פחות נוחים:
- עובד עוזב, ומישהו אחר צריך "למצוא מחדש" עבודה שכבר נעשתה
- לפעמים העובד עדיין נמצא בארגון, אבל שינה תפקיד, עבר למחלקה אחרת או פשוט הפסיק להשתמש באותו אוסף. מבחינתו העבודה הסתיימה מזמן, אך אף אחד אחר לא יודע שהידע שיצר עדיין יכול להיות שימושי
- מישהו שואל בישיבה "יש לנו כבר את זה מאורגן?", ואף אחד לא זוכר שכן
- שני משתמשים בונים במקביל שני אוספים כמעט זהים, כי אף אחד לא ידע שהשני כבר עשה את זה
ויש מקרים שבהם הבעיה אפילו לא מתגלה. האוסף נשאר קיים במערכת, אבל מכיוון שהוא מוגדר כפרטי, אף אחד אחר לא רואה אותו ולא יודע שהוא קיים. מבחינת הארגון, הידע פשוט נעלם.
בניגוד לקובץ בודד שאפשר לחפש ולמצוא, אוסף שלם שנשאר פרטי הוא בלתי נראה לגמרי למי שלא יודע שהוא קיים מלכתחילה. אי אפשר לחפש דבר שלא ידוע שהוא שם.
מה עושים עם זה בפועל
הפתרון לא דורש שינוי תהליך גדול, רק הרגל קטן אחד: כשמסיימים לבנות אוסף שיש בו ערך מעבר לשימוש האישי, לעצור לרגע ולשאול אם כדאי להפוך אותו לציבורי. זה לוקח שנייה, וההבדל בין "קיים רק אצלי" ל"קיים לכל הארגון" הוא בדיוק ההבדל בין ידע אישי לידע ארגוני. שווה גם, מדי כמה חודשים, לעבור בעין על רשימת האוספים ולשאול: יש כאן אוספים פרטיים שכדאי שיהיו ציבוריים? זו לא משימה גדולה, אבל היא בדיוק מהסוג שקל לדחות עד שכבר מאוחר מדי.
לא כל אוסף ציבורי באמת נגיש
יש מקרים שבהם היוצר כבר עשה את הדבר הנכון והפך את האוסף לציבורי ואף התכוון לשתף אותו עם אחרים, אך בפועל במערכות שבהן ניתן להגדיר הרשאות ברמת האוסף, ציבורי לא בהכרח אומר שכל המשתמשים יכולים לראות אותו.
לדוגמה, ארגון יכול להגדיר שברירת המחדל לאוספים ציבוריים היא שאין גישה לאף משתמש, ורק קבוצות שקיבלו הרשאה מפורשת יכולות לצפות בהם. במצב כזה האוסף קיים, מאורגן, ואפילו הוגדר כציבורי, אבל מבחינת רוב המשתמשים הוא עדיין בלתי נראה.
התוצאה דומה מאוד לאוסף פרטי: הידע קיים במערכת, אך האנשים שיכולים להפיק ממנו ערך פשוט לא נכללים בקבוצות המשתמשים שיכולות לראות את האוסף.
לפעמים הבעיה אינה שהמידע מוסתר. לפעמים הוא פורסם, סווג ושותף בדיוק לפי הנהלים, אבל ההרשאות שהוגדרו סביבו הופכות אותו לבלתי נראה עבור האנשים שזקוקים לו.
השורה התחתונה
לא כל ידע ארגוני חסר נובע מכך שאף אחד לא טרח לארגן אותו. לפעמים הוא כן מאורגן, מסודר, ומוכן לשימוש – הוא פשוט נמצא במקום שרק אדם אחד יודע עליו.
בארגונים רבים לא חסר מידע. חסרה נראות למידע שכבר קיים.
השאלה הכי שימושית שאפשר לשאול היום היא לא "איזה מידע חסר לנו", אלא "כמה מהמידע שכבר קיים אצלנו נעלם רק בגלל שאף אחד לא יודע שהוא שם".