רוב הארגונים מודדים מי נכנס למערכת ומתי אבל גם מה בוצע במערכת: כמה קבצים הועלו, כמה הורדו, כמה שותפו. אלה נתונים שימושיים.

אבל יש נתון אחד שכמעט אף אחד לא בודק, והוא אולי הכי חשוב מכולם: מה משתמשים חיפשו ולא מצאו.

מה זה בעצם אומר

כל חיפוש שלא החזיר תוצאות הוא רגע קטן של תסכול. מישהו בארגון היה צריך משהו, ניסה למצוא אותו, וחזר בידיים ריקות. ברוב המקרים הוא לא ידווח על כך לאף אחד.

יתרה מזאת, כל חיפוש שלא מניב תוצאה מתורגם בדרך כלל לזמן מבוזבז, פנייה לעמית, שליחת מיילים או הרמת טלפון, פתיחת קריאת שירות או יצירה מחדש של נכס שכבר קיים.

לדוגמה, צוות השיווק מחפש "לוגו נימבוס", בעוד שהנכס תויג במערכת כ-"Cloud Project". מבחינת המשתמש המידע לא קיים, למרות שהוא נמצא במערכת. חשיפה של חיפושים כאלה מאפשרת להתאים את שפת המערכת לשפה שבה העובדים באמת משתמשים.

אבל אם המערכת שומרת את החיפושים האלה, נוצרת רשימה שמראה בדיוק איפה הפער בין מה שהארגון צריך לבין מה שהוא מצליח למצוא.

מה החיפושים האלה יכולים לספר לכם

1. יש תוכן שחסר

אם אנשים מחפשים שוב ושוב נכס שלא קיים, למשל לוגו בגרסה מסוימת או תמונות של אירוע מסוים, זו אינדיקציה ברורה למה שכדאי ליצור או להעלות.

2. התוכן קיים, אבל שפת החיפוש שונה משפת התיוג

זהו המקרה הנפוץ ביותר. הנכס קיים במערכת אך המשתמש מחפש במונח שונה מזה שבו נעשה שימוש בעת התיוג. אנשי שיווק, קריאייטיב, מכירות ומוקדי שירות משתמשים לעיתים במונחים שונים לחלוטין עבור אותו נכס. ניתוח החיפושים שלא הניבו תוצאות מאפשר לזהות את הפערים הללו ולהעשיר את התיוג כך שישקף את השפה האמיתית של המשתמשים.

3. התוכן קיים, אבל המטא-דאטה חסר או לא הוגדר נכון

לעיתים הבעיה אינה בתגיות אלא בשדות המטא-דאטה עצמם. משתמש עשוי לסנן לפי אירוע, שנה, מחלקה או סוג נכס ולקבל אפס תוצאות, למרות שהקבצים קיימים במערכת. הסיבה יכולה להיות שדה שלא מולא, ערך שהוזן בצורה לא אחידה או סיווג שגוי של הנכס.

חיפושים שנכשלו מסייעים לזהות במהירות בעיות איכות נתונים ולשפר את אמינות המאגר כולו.

4. אנשים מחפשים בשפות ובניסוחים שלא צפיתם

שמות באנגלית ובעברית, כינויים פנימיים. רשימת החיפושים שנכשלו היא מקור טוב להבין איך אנשים בארגון באמת חושבים ובהתאם מחפשים נכסים. בארגונים גדולים לכל מחלקה יש לעיתים "שפה" משלה. מה שאנשי השיווק מכנים "באנר קמפיין", מחלקת הקריאייטיב עשויה לכנות "Key Visual". ניתוח החיפושים חושף את הפערים הללו.

ומה לגבי החיפושים שכן הצליחו?

אם החיפושים שנכשלו חושפים מה חסר, החיפושים שהצליחו מראים מה באמת חשוב.

אם משתמשים רבים מחפשים שוב ושוב את אותם נכסים, זה סימן שהם בעלי ערך גבוה לארגון. כדאי לוודא שהם מעודכנים, מתויגים היטב וקלים לאיתור. בסופו של דבר, הנכסים שמחפשים הכי הרבה הם בדרך כלל גם הנכסים שהארגון מסתמך עליהם הכי הרבה.

איך עושים את זה בפועל

בהנחה שהמערכת שלכם מציגה סטטיסטיקות חיפוש, מספיק לתכנן עשר דקות פעם בחודש:

1. פותחים את נתוני החיפוש לטווח של 30 ימים.
2. עוברים על רשימת החיפושים שלא החזירו תוצאות.
3. לכל חיפוש שואלים: האם התוכן קיים ותויג או קוטלג אחרת, או שהוא באמת חסר?
4. במקרה הראשון מוסיפים תגית או שדה מטא דאטה. במקרה השני מעבירים את הרשימה למי שאחראי על יצירת תוכן.

זה תהליך קטן, אבל הוא הופך את המערכת לכלי שמלמד אתכם משהו על הארגון.

נתוני החיפוש הם כלי ניהולי ולא פיצ'ר למשתמש. לכן, במרבית מערכות ה-DAM רק מנהלי מערכת יכולים לצפות בסטטיסטיקות החיפוש, לזהות חיפושים שנכשלו ולנתח מגמות שימוש. גישה זו מאפשרת לשפר את איכות המאגר והתיוג לאורך זמן, תוך שמירה על הרשאות ופרטיות המשתמשים.

השורה התחתונה

מערכת לניהול נכסים דיגיטליים אמורה להראות לכם מה חסר. את החיפושים שלא מצאו כלום אפשר לראות כרשימת כישלונות, ואפשר לראות כמפת דרכים חינמית לשיפור. ההבדל הוא רק אם מישהו טורח להסתכל עליה.

אחת הסיבות שכדאי לבחור מערכת DAM היא היכולת לקבל תובנות על התנהגות המשתמשים במערכת, ולא רק לאחסן נכסים. נתוני חיפוש מספקים מידע שלא ניתן לקבל מדוחות העלאה או הורדה רגילים.

בפעם הבאה שאתם בודקים סטטיסטיקות שימוש במערכת, אל תסתפקו בכמות ההעלאות או ההורדות. חפשו דווקא את המקומות שבהם המשתמשים לא הצליחו למצוא את מה שחיפשו. לא פעם, שם מסתתרת ההזדמנות הגדולה ביותר לשיפור.